Kao poslodavac, morate biti svjesni državnih i saveznih zakona koji propisuju vrstu informacija koje se trebaju održavati u dosjeima osoblja. Neki od potrebnih dokumenata o osoblju uključuju osobne podatke za kontakt zaposlenika, radni status, informacije o plaćama i informacije o izvedbi.
Informacije o zaposlenju
Zapošljavanje u osobnom dosjeu obično dolazi u obliku prijave za zapošljavanje ili nove papirologije. Datoteka može sadržavati i kopiju pisma s ponudom za zapošljavanje upućenu zaposleniku i potpisanu potvrdu od zaposlenika kojom se potvrđuje da je primio primjerak priručnika zaposlenika tvrtke. Dok dosje o osoblju zaposlenika mora uključivati datum rođenja u svrhu davanja, nezakonito je pribaviti te informacije kako bi se utvrdilo da li ili ne zaposliti osobu.
Radni status
Radni status je pravna dokumentacija koja dokazuje da zaposlenik može raditi u SAD-u. Kao dokaz o radnom statusu, dokumentacija osoblja zaposlenika mora sadržavati kopiju kartice socijalne sigurnosti zaposlenika. Ako zaposlenik nije državljanin Sjedinjenih Američkih Država, treba priložiti ispunjeni obrazac I-9 (državljanin izvan SAD-a jednak obrascu W-4), kopiju putovnice zaposlenika i kopiju radne vize zaposlenika. u osobnom dosjeu zaposlenika.
Platni spisak
Još jedna primarna komponenta kadrovske dokumentacije odnosi se na obračun plaća. Poslodavac mora održavati ažurirani savezni porezni obrazac W-4. Zajedno s obrascem W-4, dokumentacija osoblja također može sadržavati vremenske tablice za razdoblja plaćanja u kojima zaposlenik radi. Ako zaposlenik ima novac koji je legalno ukraden iz svoje plaće, sudski nalog ili kopija ugovora mora biti u dosjeu osoblja.
Informacije o izvedbi
Ocjena rada je još jedan sastavni dio dosjea zaposlenika. One mogu uključivati kopije profesionalnih ciljeva zaposlenika i ocjene rada koje je napisao nadzornik ili voditelj zaposlenika. Ako je prikladno, kadrovski dosje također sadrži ukor ili upozorenja koje zaposlenik prima tijekom svog boravka u tvrtki.
Državne porezne informacije
Ako država u kojoj poslujete ima državni porez, onda morate zadržati obrazac W-4 za porez po odbitku. Slično kao i savezni porezni obrazac W-4, obrazac države trebao bi se ažurirati i čuvati u dosjeu zaposlenika kao rezervni zapis za ispravne odbitke od plaće zaposlenika, au slučaju revizije od strane IRS-a ili državna porezna agencija.
