Ako provodite vrijeme u potrazi za određenim dokumentom ili datotekom, možda je vrijeme da pregledate organizacijski sustav vašeg ureda. Ako imate mnogo datoteka i mapa, može proći neko vrijeme dok ih sve organizirate. Međutim, na kraju će to biti dobro isplati, jer ćete točno znati gdje sve pronaći. Ako se osjećate preplavljeni rješavanjem cijelog ureda odjednom, pokušajte proći kroz samo jedno područje dnevno dok ne završite.
Stavke koje su vam potrebne
-
Inbox / outbox
-
datoteke
-
mape
-
oznake
-
Ormar za arhiviranje / kutija za arhiviranje
Postavite ulaznu i izlaznu poštu u jedan kut vašeg stola. Čuvajte sve odlazne račune, obavijesti i druge stavke koje treba poslati poštom ili distribuirati u izlaznom spremniku. Te pošiljke svakodnevno otpremite. Postavite dolazne datoteke, dokumente i poštu u ulaznu poštu. Također, svakodnevno djelujte ili podnesite ove predmete; dakle, oni neće postati nered.
Napravite kategorije za datoteke i mape. To će varirati ovisno o vrsti poslovanja. Neke kategorije mogu imati očigledne oznake, kao što su klijenti, porezne informacije, dobavljači i nadolazeći projekti. Usredotočite se na klasificiranje svih vaših dokumenata u te velike kategorije.
Ako je moguće, podijelite velike kategorije na manje podkategorije. Na primjer, ako vaša tvrtka ima klijente, izradite jednu mapu za svakog klijenta. Ako su dokumenti klijenta previše brojni da bi se uklopili u jednu mapu, razdvojite ovu kategoriju. Odvojite datoteku klijenta u različite mape za različite vrste dokumenata.
Označite sve svoje datoteke. CNN Money preporučuje označavanje datoteka prema tome kako ćete ih vjerojatno tražiti. Na primjer, umjesto označavanja opskurne datoteke "Obrazac 27G-28A", označite je "Računi" ili sličnu primjenjivu kategoriju. To olakšava brzo pronalaženje dokumenata.
Stavite sve svoje dokumente u ormar za arhiviranje, kutiju za arhiviranje ili sličnu posudu. Ako imate mnogo datoteka, čuvajte one koje najčešće koristite uz stol. Ako vam ponestane uredskog prostora, čuvajte dokumente koje smijete koristiti samo jednom godišnje u zasebnom pretincu ili u drugoj prostoriji.
Držite odvojenu hrpu dokumenata namijenjenih za smeće dok sortirate svoje datoteke. Pravovremeno uništavanje starih i nevažnih dokumenata ključ je održavanja organiziranog ureda. Ako niste sigurni možete li se riješiti dokumenta, odredite jednu mapu za moguće smeće i zadržite dokument tamo dok ga ne uništite.
