Sa što više političkih izjava kao što postoje organizacije koje bi ih izradile, ove izjave razjašnjavaju namjeru, opisuju način na koji tvrtka upravlja politikom i definira pojedinosti o njoj. Izjave o politici služe zaštiti organizacije od nesporazuma koji mogu dovesti do neovlaštenog ponašanja ili tužbi. Svaka izjava o politici treba sadržavati svrhu, terminološke definicije, samu izjavu i korake za njezinu provedbu.
Svrha politike
Prvi dio izjave o politici navodi njegovu svrhu. Jedna organizacija može imati mnogo izjava o politici. Na primjer, u ljudskim resursima, jedna izjava o politici mogla bi obuhvatiti stav tvrtke prema odgovarajućoj haljini, jer tvrtka želi projicirati određenu sliku svojim klijentima. Druga izjava o politici ljudskih resursa mogla bi detaljno opisati politiku putovanja zaposlenika tvrtke. Može sadržavati ono što tvrtka plaća i što ne. U istoj tvrtki, izjava o politici marketinškog odjela može opisati politiku tvrtke o naručivanju grafike i fotografije.
Definirana terminologija
Drugi dio izjave o politici daje definicije ključnih riječi ili tumačenja terminologije u politici. Nakon toga politika može uključivati popis osoba na koje se odnosi politika, osoba unutar tvrtke koja ima odgovornost pratiti pridržavanje politike i kako i kome se žalbe mogu uputiti u slučaju neslaganja. S internim pravilima tvrtke često pronalazite postupke ili korake za upravljanje pravilima nakon trećeg dijela pravila.
Izjava o politici
Treći dio izjave o politici opisuje cjelokupnu politiku, način na koji je tvrtka primjenjuje, tko ili što je izuzeto od odredbi izjave o politici, način na koji treba ispraviti nesporazume i prekršaje te koliko dugo politika ostaje u posljedica. Primjenom izjava o politici u priručniku za zaposlenike, na primjer, tvrtka može izbjeći konfuziju među svojim zaposlenicima tako što će jasno objasniti što se očekuje od zaposlenika u određenim situacijama.
Funkcije pravila
Izjave o politici također funkcioniraju kao čuvari vrata. Ako osoba želi slikati svoj ured u narančastoj boji, primjerice, izjava o politici kojom se definiraju boje logotipa tvrtke kao standardne uredske boje, omogućuje njegovom nadzorniku da izbjegne neugodan sukob jednostavnim predajom kopije izjave o politici koja to definira. Jasne izjave o politici mogu umanjiti rizik od sukoba i ukloniti mogućnost nepoštene selektivne primjene pravila.
Postupci politike
Osim priručnika za zaposlenike tvrtke, pojedini odjeli mogu imati vlastite političke izjave koje odražavaju pridržavanje pravila ili zakonskih zahtjeva. U računovodstvenim odjelima poduzeća koja prodaju dionice računovodstveni odjel se mora pridržavati općeprihvaćenih računovodstvenih načela koje je vlada utvrdila prilikom pripreme financijskih izvješća za javnu reviziju. Jedan od načina da se osigura da računovodstveno osoblje slijedi ova pravila i zakone je skup izjava o politici koje opisuju način na koji se odjel pridržava tih pravila.
