Ponude ugovora su sastavni dio procesa dodjele privatnih ili javnih ugovora kvalificiranim tvrtkama. Tvrtke, agencije i pojedinci oglašavaju projekte koje je potrebno obaviti slanjem zahtjeva i otvaranjem postupka licitiranja. Izvođači koji mogu ispuniti zahtjeve za posao podnose ponude za ugovore u kojima se navodi kako predlažu dovršenje projekta i po kojoj cijeni. Nakon isteka roka za podnošenje ponuda, ugovor se dodjeljuje najnižoj ponudi. Ponude ugovora mogu pokrivati široku lepezu usluga, uključujući građevinske poslove, dobavljače, električne, vodovodne i javne projekte. Najveći ugovoreni sektori su u saveznim, državnim i lokalnim vladama, gdje je ugovorno nadmetanje obično potrebno zakonom.
Funkcija
Funkcija ugovorne ponude je osiguravanje fer postupka dodjele ugovora. Ponude ugovora omogućuju svakoj tvrtki koja može ispuniti zahtjeve tvrtke ili agencije da ponudi ugovoru mogućnost da isproba posao bez brige o partizanstvu ili nepoštenoj konkurentskoj praksi. Ponude ugovora također dopuštaju nekome tko traži izvođača da obavi posao po najnižoj mogućoj cijeni. To potiče konkurenciju, koja je ključna u otvorenom tržišnom gospodarstvu. U odnosu na državne i federalne ugovore, proces pomaže zadržavanju dodjele ugovora u javnosti i štedi dolare poreznih obveznika.
vrste
Ponude za ugovore osmišljene su kako bi zadovoljile zahtjeve tri osnovna tipa prijedloga za ponude. Neke su ugovorne ponude zapečaćene, a druge su otvorene za reviziju. Tri vrste ugovornih ponuda su: Pozivi za ponude (IFP) također su poznati kao zapečaćene ponude i obično ih koriste tvrtke ili agencije koje traže dobavljače ili građevinske usluge. Prijedlog IFP-a sadrži specifikacije ugovora, a ponuđači moraju ispunjavati te zahtjeve kako bi bili prihvatljivi za razmatranje. Ove vrste ugovornih ponuda zapečaćene su čim se dostave i ne mogu se mijenjati tijekom ili nakon postupka nadmetanja. Nedostatak pregovora čini ovo vrlo kompetitivnim oblikom natječaja za ugovaranje u kojem nositelj ugovora drži čvrstu kontrolu nad cijelim procesom. Zahtjev za ponudu (RFQ) sličan je IFP-u gdje su specifikacije ugovora detaljno opisane u prijedlogu. Međutim, s RFQ-om, ugovorni ponuđači mogu se sastati s tvrtkom ili agencijom prije nego što podnesu ponudu za postavljanje pitanja ili raspravu o raznim pitanjima. Te su ponude ponekad otvorene za reviziju i izmjene nakon što su poslane. Zahtjev za ponudu (RFP) je prijedlog ugovora koji se obično koristi za specijaliziranu uslugu gdje je vlasniku ugovora teško procijeniti određeni iznos u dolarima. Tvrtka ili agencija koja nudi ugovor daje opću ideju o uslugama koje traži u svom početnom prijedlogu. Od ponuđača se obično traži da prisustvuju sastancima prije davanja ponuda gdje se razmatraju i dalje definiraju uvjeti ugovora. Ugovorni ponuđač podnosi ponudu koja sadrži specifikacije za projekt i određuje iznos u dolarima. Ponude za sklapanje ugovora o RFP-u često su otvorene za pregovore tijekom procesa ugovaranja i nakon dodjele ugovora.
Vremenski okvir
Većina postupaka nabave uključuje vremenski okvir koji može trajati nekoliko tjedana do nekoliko mjeseci. Uobičajeni postupak nadmetanja provodi se na sljedeći način: 1. Prijedlog ponude javno se oglašava, obično u novinama ili na internetskim stranicama. Prijedlozi se mogu oglašavati tjedan dana ili do mjesec dana. Prijedlog sadrži specifikacije ugovora i daje upute o tome kako dobiti paket prijedloga. 2. Tvrtke dostavljaju svoje ponude za ugovore. Ponekad je potrebna predkonferencijska konferencija gdje se dvije strane mogu okupiti i raspraviti detalje ugovora. 3. Ponude se otvaraju na unaprijed određeni datum. Oni se čitaju i ugovorom se dodjeljuje ponuda koja najbliže ispunjava zahtjeve prijedloga po najnižoj cijeni. Pobjednički ponuditelj se o tome najčešće obavještava putem pisma o dodjeli ugovora.
Razmatranja
Postoji mnogo važnih stvari koje treba uzeti u obzir prilikom sastavljanja ponude za kontakt. Prva stvar koju treba razmotriti je kako se profil tvrtke ponuditelja uklapa u potrebe budućeg klijenta. Na primjer, većina federalnih i državnih agencija razmatra ponude koje daju tvrtke koje su u vlasništvu žena ili manjina pred drugim ponuditeljima. Oni također uzimaju u obzir tvrtke s velikim manjinskim radnicima i tvrtke s geografskih područja koja su proglašena zonama gospodarskog razvoja. Druge stvari koje treba uzeti u obzir prilikom postavljanja ponude uključuju: opremu koja se možda mora kupiti ili vrijednost zastarjelosti opreme koja je već u vlasništvu, raspored plaćanja, trošak rada uključujući obračun plaća, poreze i povlastice, režije, troškove povezivanja i dobit margina. Gotovo svi ugovoreni paketi ponuda moraju sadržavati te stavke, obično u detaljnom listu ponuda. Drugi oblik uključen u većinu ugovornih ponuda je dodatna dodjela posla i promjena. U ovom obrascu, ponuditelj mora razmotriti što će se dogoditi ako je potrebno dodatno djelo za dovršetak projekta koji nije bio detaljno opisan u izvornom prijedlogu. Ponuditelj mora izraditi plan koji će dati grubu procjenu troškova i vremena u slučaju da se takav događaj dogodi ili ako se iznenada pojave promjene u posljednjem trenutku.
Upozorenje
U većini situacija u kojima se ugovara ponuda, najniži ponuđač dobiva ugovor, no prvi put ući u postupak nadmetanja, mnogi ponuđači često čine pogrešku podbacivanjem prijedloga ugovora. To može dovesti do toga da tvrtka izgubi novac ili ne može ispuniti zahtjeve projekta. Ponuditelji moraju pažljivo razmisliti o tome koliko će ih ugovor koštati u smislu radne snage i opskrbe, dok još uvijek uzimaju u obzir profitnu maržu. Jedan od načina za izbjegavanje pod-ponude jest istraživanje koliko druge tvrtke naplaćuju obavljanje sličnih usluga. U slučaju vladinih ugovora, agencije su dužne objavljivati prošle ugovore, što tvrtkama omogućuje da vide koliko su druge tvrtke ponudile slične ugovore.
