Često u poslovanju, od nas se zahtijeva da uključimo popratno pismo koje će pratiti veće izvješće koje se može poslati poštom, posebnom dostavom ili čak e-poštom. Formalno propratno pismo ima vrlo specifičnu svrhu i treba biti napisano na način da uvodi i opisuje sadržaj, ponavlja istaknutu temu izvješća, kao i naznačuje sljedeće korake ili radnje koje treba poduzeti.
Pisanje izvješća
Koristite pisma tvrtke stacionarno kako biste sastavili popratno pismo izvješća uvažavajući važnost dokumenta koji prati. Čak i ako koristite e-mail stacionarni, tretirajte ga kao papirno popratno pismo tako da na stranicu e-pošte uključite sliku logotipa tvrtke.
Uključite datum i podatke o adresi, uključujući ime i prezime, naslov, naziv tvrtke, adresu ulice i grada, poštanski broj. Upotrijebite pozdrav "Dragi", nakon čega slijedi službeni pozdrav kao što su kratice gospodin, gospođa ili gospođa, ako je osoba stranac ili "dragi" s prvim i / ili prezimenom primatelja ako je osoba znan.
Navedite svrhu slova u tijelu slova pomoću riječi kao što je “Ovo pismo sadrži (naziv izvješća) za vaš pregled ili komentar (ili bilo koju željenu akciju). Iskoristite ovu priliku da ukratko sažmete o čemu se radi u izvješću. Pokušajte sažeti svrhu izvješća što je moguće jezgrovitije - u jednoj ili dvije rečenice.
Ovdje zabilježite zaključak izvješća, ali ne otkrivajući suštinu nalaza izvješća. Želite da čitatelj pročita stvarno izvješće, a ne samo popratno pismo. Popratno pismo treba potaknuti čitateljevu sklonost ka onome što će se naći u završnom izvješću.
Imajte formalni zaključak ili sljedeći odjeljak u kojem navodite željene radnje od primatelja. Želite li da oni proslijede dokument ili da potpišu dokument ili da koordiniraju veći sastanak kako bi prezentirali nalaze? Budite vrlo precizni u vezi s sljedećim koracima, kao i dan i datum ako je potrebna osjetljiva radnja.
Završite popratno pismo s formalnim potpisom kao što je Srdačno, Vrlo istinito ili S poštovanjem. Uključite ime i naslov autora pisma. Navedite imena drugih osoba koje će primiti izvješće i popratno pismo u popisu cc.
