Ako ste uhvaćeni telefonom s dugogodišnjim kolegom ili klijentom, ono što je trebalo biti brz, jednostavan telefonski poziv može vam oduzeti veliki dio dana. Umjesto pokušaja multitaskiranja dok se pozivatelj bavi, trebali biste upotrijebiti neke taktične tehnike kako biste završili poziv što je brže moguće bez žrtvovanja ljubaznosti ili odlaska iz osnovne etikete. Nakon što se pobrinete za posao u ruci, možete napraviti graciozan i pristojan izlaz iz poziva.
Usredotočite se na problem. Neka razgovor bude usredotočen na svrhu poziva i izbjegavajte odlazak u mali razgovor. Ako osoba s kojom razgovarate počne odskakivati na nevezanu temu, nježno ga usmjerite na relevantnija pitanja. Nemojte se bojati biti naprijed kada to radite. Ako osoba s kojom razgovarate nanosi neku drugu temu, vratite je natrag govoreći: "Ali o …" i ponovno spomenite glavnu točku. To će pozvati pozivatelja da zna da je najvažniji predmet. Također napomenite da "ne želite uzeti previše vremena." Ovo je strog, ali pristojan način vođenja telefonskog poziva.
Postavite zatvorena pitanja tako da ne može biti ničega od glavne teme. Umjesto da pitate što je pravo vrijeme za susret, pitajte: "Hoće li 10 biti pravo vrijeme za susret?" Zatvorena pitanja imat će samo određeni broj odgovora, najviše dva ili tri, a to će održati razgovor specifičnim. na predmet.
Sažmite telefonski poziv kako biste osigurali da ste se pobrinuli za sve. Ponovite pitanje i način na koji se on rješava. Brzo, "Podići ću te informacije i dobiti vam izvješće do kraja dana", potvrđuju da je sve riješeno.
Pitajte postoji li još nešto što možete učiniti kako biste pomogli, ili bilo koja druga pitanja o toj temi koja se trebaju raspraviti. Još jednom, učvrstite svrhu poziva i ne skrećite na druge teme. Koristite izraze kao što su "Dakle, da li ovo rješava vaš problem s izvješćem o troškovima?" Ili "Postoji li još nešto što mogu uključiti u ovaj paket za vas?" Pošto vaš poziv dođe do zaključka, osoba s druge strane vjerojatno će priznati da, ne, ne postoji ništa drugo o toj temi za raspravu.
Zahvalite pozivatelju na njegovom vremenu ili pozivu (ovisno o tome tko je pokrenuo poziv). Dajte mu do znanja da ćete nastaviti na bilo koji način koji odgovara situaciji. Upotrijebite brz “Ugodan dan” ili “Hvala na pozivu” kako biste završili poziv. Izbjegavajte duge opraštanja tijekom kojih razmjenjujete previše ljubaznosti.
Savjet
-
Ako znate da određeni suradnik ima tendenciju da govori predugo, pošaljite e-poštu kad god je to moguće za rješavanje problema ili postavljanje pitanja.
