Započinjanje projekta bez promišljenog plana rada je kao da započnete putovanje bez karte. Možda ćete eventualno stići tamo gdje idete, ali ćete vjerojatno trošiti energiju i resurse vijugavim, a ne crtati izravnu liniju prema vašem odredištu. Jasan i detaljan plan rada neće riješiti sve probleme koji se mogu pojaviti tijekom projekta, ali će pružiti priliku za organiziranje vaših misli, procjenu vaših mogućnosti i sprečavanje mogućih poteškoća.
Smjer crtanja
Plan rada je praktičan, ograničen vremenski prikaz cjelokupnog strateškog plana. Opseg radnog plana je ograničeniji od strateškog plana velike slike koji definira ukupnu svrhu i misiju vaše organizacije. Međutim, plan rada daje perspektivu za svakodnevne zadatke, stavljajući ih u kontekst u odnosu na konkretne ciljeve vaše organizacije tijekom određenog vremenskog okvira plana. Ta jasnoća može pružiti opći osjećaj svrhe, potičući suradnju prema zajedničkim ciljevima.
Postavljanje mjerila
Korisnost vašeg radnog plana nastavlja se tijekom razdoblja koje pokriva, pružajući ključne točke za procjenu napretka. Korisni plan rada definira niz kratkoročnih ciljeva koji osiguravaju mjerljive ciljeve za procjenu uspjeha. Mjerljivi ciljevi mogu uključivati ciljani broj novih klijenata ili jasno razgraničene faze razvoja proizvoda koje treba dovršiti u određenom vremenskom okviru. Ovi ciljevi nude stalne povratne informacije: u većini slučajeva, uspješan projekt ostvaruje svoje kratkoročne ciljeve, dok se neuspješan pothvat pojavljuje kratko.
Prepoznavanje prepreka
Relevantan i dobro istražen radni plan obavlja važnu zadaću naglašavanja mogućih poteškoća i proaktivnog pružanja rješenja. Proces izrade plana rada nudi priliku za rješavanje ovih teških pitanja, a trajno upućivanje na plan može zadržati ta pitanja u prvom planu i prisiliti vašu organizaciju da ih rješava, umjesto da se bavi samozadovoljstvom. Na primjer, ako vaša organizacija koristi zastarjelu tehnologiju, vaš radni plan može dati prednost zamjeni tih sustava drugima koji će biti korisniji u budućnosti.
Osiguravanje odgovornosti
Učinkovit radni plan pojašnjava specifične zadatke i ishode koje svaki član tima mora postići, utirući put za odgovornost i uspješnu suradnju. Jasno razgraničavajući pojedinačne odgovornosti i njihov odnos s većim projektom u tijeku, plan rada može pomoći u stvaranju uspješne ravnoteže između osobnih i kolektivnih uloga, olakšavajući komunikaciju i zajedničko rješavanje problema. Nasuprot tome, odgovornosti opisane u planu rada mogu pomoći organizaciji da identificira i riješi svoje slabe veze, posebno one pojedince koji ne ispunjavaju mjerila rada.
