Za većinu ljudi, razočaranje je dio života. Osjećaj je toliko uobičajen da mnogi ljudi gutaju emocije bez prigovora, polako hranejući rastuću ozlojeđenost. Mogli bi se ispričati za uvredljivu stranku, govoreći sebi: “Oni rade najbolje što mogu.” To može biti istina, ali malo konstruktivne kritike nikada nikoga ne povrijedi. Tvrtke i drugi subjekti koji primaju pisma razočaranja uskoro shvate da je u njihovom najboljem interesu da napravi prostor za poboljšanje. Kao što izreka kaže: "Cikajući kotač dobiva mast."
Organizirajte svoje činjenice. Osoba ili tvrtka koju pišete pismo razočaranja ne može poboljšati svoje poslovne ili osobne prakse ako ne objasnite jasno kako su vas iznevjerili. Prije nego napišete pismo, navedite popis slučajeva u kojima ste se osjećali razočarani, organizirani kronološkim redom. Ako imate službenu dokumentaciju iz drugih izvora, imajte pri ruci i one prije nego što počnete s pismom.
Navedite svoje pritužbe. Jasno objasnite koja su vaša očekivanja i kako nisu ispunjena. Ako je potrebno, koristite dokumentaciju iz drugih izvora.
Objasnite kako ste se osjećali zbog nevolja. Na primjer, ako pišete tvrtki za brzu prehranu o neprekidno nepristojnim uslugama za korisnike, objasnite da se zbog toga osjećate kao da novac i pokroviteljstvo nisu cijenjeni u njihovoj organizaciji.
Budite ljubazni.Zapamtite da je cilj vašeg pisma pomoći osobi ili organizaciji da se poboljša, a ne da ih degradira. Vi jednostavno ukazujete na načine na koje mislite da bi mogli bolje raditi. Kada pišete pismo razočaranja tvrtki, zapamtite da osoba koja čita pismo vjerojatno neće biti osoba s kojom imate pritužbu. Nemojte biti nepristojni ili gadni; čuvajte ton pisma, ili barem profesionalnog.
Dajte prijedloge za poboljšanje. Sada kada ste ukazali na problem, pomognite tako da ih usmjerite prema rješenjima.
Predstavite svoje zahtjeve. Ako smatrate da zaslužujete povraćaj za svoje iskustvo, pismo razočaranja je mjesto za pitati. Bez obzira tražite li izravan povrat ili popust ili besplatnu uslugu u budućnosti, naznačite da će ispunjavanje vaših zahtjeva znatno pridonijeti tome da vas zadrži kao klijenta.
Upišite slovo. Profesionalna prezentacija vašeg razočaranja će pustiti primatelja znati da ste ozbiljni.
Napravite kopije pisma. U slučaju da je vaše pismo izgubljeno, postane pitanje spora, ili postaje prvo u dugom nizu razočaravajućih pisama, trebali biste imati kopiju za svoje zapise. Ako s vašim pismom uključite i druge dokumente, napravite kopije tih dokumenata i pošaljite ih. Izvorne dokumente uvijek čuvajte za sebe.
