Faktura je komunikacijski alat koji klijentima govori što ste im dali, koliko košta i kako bi trebali platiti. Računi mogu biti jednostavni kao rukopisni list s nekoliko notacija ili mogu biti sofisticirani, profesionalno dizajnirani računalni dokumenti. Jasni i informativni računi daju Vašoj tvrtki kredibilitet kod vaših klijenata. Oni vam također pomažu da vam se isplati prije nego kasnije, dajući klijentima na znanje kada očekujete da će ih vratiti.
Brojevi dostavnica
Fakture se pišu u sljedećem redoslijedu, a broj računa pomaže vam pronaći ili navesti određenu dostavnicu u nizu. Ako vaše fakture nisu kompjutorizirane, podnesite ih redoslijedom kojim ste ih izdali kako biste lako mogli pronaći potreban račun. Ako kupujete jastučiće računa koje popunjavate ručno, oni će doći s unaprijed odštampanim brojevima, a računi će biti vezani zajedno, tako da ne morate raditi nikakve dodatne radove kako bi ih zadržali u redu. Ako stvarate račune pomoću softvera kao što su QuickBooks ili Square, program će obaviti posao umjesto vas i izdat će Vam dostavnice.
Kada se morate vratiti na račun, kao što je, na primjer, ako klijent ima pitanje o plaćanju ili ste primili ček i želite označiti račun kao plaćen, jednostavno ga potražite prema broju računa. Svoj niz faktura možete započeti bilo kojim brojem koji odaberete pa čak i ako pišete svoju prvu fakturu, možete joj dati veći broj kako bi se vaša tvrtka pojavila više uspostavljena.
Što bi trebalo biti na računu?
Osim broja fakture, račun treba sadržavati sve što je potrebno za prenošenje potrebnih informacija klijentu kako biste mogli biti plaćeni. Osim što je obavijest o dospjelom iznosu, račun je također koristan referentni alat za korisnike koji trebaju znati što su primili iu kojoj količini. Uključite u dostavnicu:
- Naziv tvrtke, adresu, broj telefona i e-poštu.
- Datum kada je račun napisan ili datum kada je proizvod isporučen. Koristite jedan ili drugi sustav za upoznavanje, ali budite dosljedni.
- Ime klijenta i adresa za naplatu.
- Adresa za isporuku vašeg klijenta.
- Količina svake naručene stavke, ime ili inventarni broj svake naručene stavke, jedinična cijena svake naručene stavke i ukupna cijena svake stavke, izračunata množenjem količine s jediničnom cijenom.
- Ukupan iznos za sve stavke na računu.
- Dužan porez na promet, ako je primjenjiv.
- Uvjeti plaćanja, kao što je plaćanje gotovinom ili neto 15 (15 dana za plaćanje).
Korištenje faktura za brzo plaćanje
Malo misli i briga prilikom izrade faktura može vam pomoći da budete plaćeni brže i dosljednije. Što prije pošaljete račun, prije će vaš klijent znati koliko će platiti i kada je plaćanje dano. Iako se uvjeti plaćanja, kao što je duljina vremena između isporuke i plaćanja, obično dogovaraju unaprijed, jasno i vidljivo navođenje ovih uvjeta na računu može poslužiti kao koristan podsjetnik. Ako vaš klijent kasni s plaćanjem za prethodne račune, uključujući i ukupan iznos koji treba platiti na trenutnoj fakturi može ubrzati plaćanje tako što klijenta spremi korak traženja prethodnih salda.
