Neke tvrtke mogu uspješno poslovati samo na temelju gotovine, ali taj model je prilično teško održati nakon što prođete mama i pop scenu. To je osobito teško ako prodajete drugim tvrtkama koje često ne očekuju plaćanje unaprijed za svoje kupnje. Umjesto toga, izradit ćete račun za svoj proizvod koji će vaš klijent naknadno platiti. Za vrijeme razdoblja između izdavanja računa i njegovog plaćanja, ono se opisuje kao otvorena faktura za računovodstvene svrhe.
Definicija fakture dobavljača
Faktura je, u biti, ugovor između prodavatelja i kupca.Dobavljač je suglasan da će dati proizvod ili uslugu unaprijed i da je kupac suglasan platiti proizvod ili uslugu u skladu s uvjetima računa. Ti uvjeti uključuju određeni datum kada je dospjelo plaćanje, a većina faktura uključuje kaznu za dospjela plaćanja. Neki dobavljači nude mrkvu i štap, pružajući sličan popust za avansno plaćanje. Bilo kako bilo, dobavljač u suštini pruža kredit klijentu i očekuje da će mu biti plaćen - barem većinu vremena - na vrijeme.
Obveze prema dobavljačima, Potraživanja
I kupac i prodavatelj moraju obračunati otvorenu fakturu u svojoj bilanci. Za dobavljača, to je trenutna imovina. To je novac koji se razumno može računati na plaćanje nadolazećih obveza, kao što su plaćanje najma ili fakture za sirovine. Za kupca, to je trenutna obveza. Pojavit će se na Vašoj bilanci nasuprot Vašim tekućim sredstvima, koja uključuju vaše gotovinske rezerve i tekući novčani tok, kao i vaše vlastite račune. U svakom slučaju, ostaje na tom mjestu dok se račun ne zatvori.
Definicija zatvorenih dostavnica
Faktura ostaje otvorena sve dok kupac ne izvrši uplatu, a dobavljač zaprimi uplatu. Na kraju klijenta, plaćanje se knjiži kao račun na računu za plaćanje računa, idealno navodeći broj računa i možda identifikaciju dobavljača. To osigurava revizijski trag u slučaju da postoji problem s dostavnicom ili njegovim plaćanjem. Na kraju dobavljača, plaćanje se evidentira kao kreditno pismo u knjizi potraživanja računa, identificirano brojem fakture i, idealno, klijentovim čekovnim brojem. U oba slučaja, uz plaćanje u cijelosti kako bi odgovarao točnom iznosu računa - oduzimanjem bilo kojeg odgovarajućeg popusta ili dodavanjem odgovarajuće kamate - račun se sada može zatvoriti.
Djelomična plaćanja kompliciraju stvari
Relativno je jednostavno pratiti otvorenu dostavnicu i promijeniti je u zatvorenu ako je izbrisana s jednim plaćanjem u cijelosti. To je malo kompliciranije ako napravite ili primite djelomična plaćanja na istom računu tijekom određenog vremenskog razdoblja. Osnovni proces knjiženja u knjigu potraživanja ako ste kupac ili knjiga potraživanja ako ste dobavljač, ostaje isti. Poteškoća leži u osiguravanju ispravnog ukupnog iznosa uplata, nakon što izračunate sve kamatne kazne, te da su dodijeljene odgovarajućoj fakturi. Neke usluge trećih strana i softverski proizvodi, kao što je prikladno nazvan OpenInvoice.com, automatiziraju i pojednostavnjuju ovaj proces.
Opcija za diskontiranje računa
Nije neuobičajeno za tvrtke s mnogo otvorenih faktura da iskuse prolazne probleme s novčanim tokovima dok čekaju da ti računi budu plaćeni. U tim situacijama, neke se tvrtke okreću opciji poznatoj kao popust na računu. Treća strana naplaćuje dobavljaču novac protiv nepodmirenog računa u zamjenu za postotak nakon što se faktura prikupi. Odgovornost za naplatu ostaje s dobavljačem. To može biti korisno oruđe u trenutku potrebe, ali ono se pojede na vaše margine, pa ćete pažljivo razmotriti svoje kratkoročne potrebe u odnosu na dugoročnu profitabilnost.
