Interna porezna služba omogućuje poreznim obveznicima odbitak troškova vezanih za korištenje automobila ili kamiona u poslovne svrhe. Iako možete izabrati otpisivanje stvarnih troškova korištenja vozila za posao, većina ljudi odlučuje se za standardnu odbitak kilometraže, koja je u 2014. godini iznosila 56 centi po milji. Ali ne možete jednostavno pogoditi svoje poslovne milje. IRS zahtijeva od vas da vodite evidenciju kako biste dokazali da su kilometri koje ste odbili točni i da su doista bili u poslovne svrhe.
Zahtjevi IRS-a
IRS propisi za porezne obveznike koji odluče odbiti standardnu kilometražu zahtijevaju evidenciju koja prikazuje "prijeđene kilometre, odredište i poslovnu svrhu." Ovaj dnevnik ne uključujete s poreznim obrascima koje pošaljete na kraju godine, ali morate ga zadržati kao dokaz ako IRS pitanja svoje odbitak kilometraža, ili ako ste ikada revidirani. Vaš dnevnik treba sadržavati dovoljno informacija kako bi zadovoljio revizora. Na primjer, ako bilježite da ste 12. siječnja vozili 9 milja do sastanka s klijentom, budite spremni dokazati da je udaljenost zapravo 9 milja. I vaša navedena svrha mora uključivati dovoljno detalja kako bi revizor mogao utvrditi da je to bilo legitimno poslovno putovanje.
Miles možete odbiti
IRS također definira što se smatra odbitnom kilometražom za posao. Na primjer, ne možete odbiti kilometre između vašeg doma i poslovnog mjesta. Ali možete oduzeti udaljenost između dva različita mjesta poslovanja. Možete oduzeti kilometražu između vašeg ureda i ureda klijenata na koje pozivate, čak i ako je vaš ured u vašem domu. Ako putujete na konferenciju ili sastanak ili na seminar koji će vam koristiti u vašem poslovanju, to se računa kao poslovni odbitak. Ako vaše putovanje kombinira poslovne i osobne svrhe, možete odbiti samo poslovni dio putovanja. Na primjer, ako se odvezete do pošte kako biste poslali dokument klijentu, a zatim se zaustavili u trgovini da biste pokupili večeru, možete odbiti samo kilometražu povezanu s putovanjem do pošte, a ne do trgovine.
Elektronički zapisi
Aplikacije za pametne telefone, tablete i osobna računala automatiziraju praćenje kilometraže u poslovanju. Takve aplikacije omogućuju vam da ispunite ključne informacije, kao što su vaše odredište i svrha vašeg putovanja, i izračunat će kilometražu. Mnogi od tih programa omogućuju izvoz podataka u proračunsku tablicu. Također možete instalirati softver za globalno pozicioniranje u automobilu kako biste pratili sve vaše kilometraže. No, kao što je napomenuo članak iz New York Timesa iz 2006. godine o softveru za praćenje, softver može biti podložan propustima i padovima hardvera, pa su redovite sigurnosne kopije vaših podataka presudne.
Pisane zapise
Jedan od najjednostavnijih načina za praćenje kilometraže je držanje pisanog dnevnika u automobilu - u bilježnici ili na obrascu za prijavu kilometraže koju ispisujete s računala ili kupujete u trgovini uredske opreme. Razvijte naviku snimanja početnih i završnih očitanja brojača kilometara svaki put kada koristite automobil za posao, kao i bilježite poslovnu svrhu putovanja. Ispunite podatke za svako putovanje i ukupne milje na kraju godine. Možete upotrijebiti i drugu dokumentaciju, kao što su ispisi uputa za vožnju ili karte, kao dodatnu sigurnosnu kopiju za odbitke od prijeđenih kilometara.
