Kratki izvještaji djelotvorno su sredstvo komuniciranja s glavnim direktorom, koji je obično zauzet izvršni direktor. Mogu se koristiti za izvješćivanje o napretku projekta, tjednim ili mjesečnim financijskim projekcijama ili izvješćima o proizvodnim operacijama. Za razliku od opsežnih izvješća koja zahtijevaju opsežno istraživanje i detalje, kratka izvješća zahtijevaju samo osnovne, ali najvažnije informacije. Pisanje kratkog izvješća slijedi sličan stil pisanja izvješća, osim što su sažetak, pozadina, sadržaj, zaključak ili preporuke sažeti.
Prikupite podatke koji su relevantni za projekt o kojem izvješćujete. Učinite to pomoću dostupnih podataka, kao što su financijska izvješća, izvješća o izvedivosti i istraživanja koja su već poduzeta. Upotrijebite relevantne referentne materijale, kao što su knjige ili informacije od informiranih trećih strana, kao što su industrijski stručnjaci, kao podatke za svoje izvješće.
Upišite datum, ime glavnog upravitelja kojem šaljete izvješće, svoje ime, svoj potpis i predmet izvješća u gornjem lijevom kutu papira.
Ukratko sažmite sadržaj izvješća navodeći problem, nalaze, dosadašnji napredak ili prijedlog za rješavanje problema. Navedite sažeto što očekujete od prednosti projekta.
Opišite pozadinu tako što ćete napisati kratku povijest tekućeg projekta ili poslovnog zadatka o kojem izvješćujete. Uključite imena osoba uključenih u zadatak ili projekt, kao što su članovi projektnog tima, treneri ili voditelji odjela. Navedite daljnje objašnjenje o tome što je zadatak ili projekt.
Napišite tijelo ili sadržaj izvješća tako da uključite nalaze i podatke prikupljene u 1. koraku. Dajte kratku analizu nalaza i navedite što oni znače za cjelokupni projekt i poslovanje. Uključite grafikone, upitnike, ankete i reference u izvješće kako biste podržali svoju analizu.
Nacrtajte zaključak ukratko navodeći status projekta ili zadatka. Dajte preporuke samo ako je generalni direktor to zatražio. Navedite dvije kratke i najvažnije preporuke koje sažimaju sve ostale preporuke koje biste inače naveli u duljem izvješću.
Savjet
-
Iako kratka, izvješće ne bi trebalo ostaviti čitatelju neodgovorena pitanja. Pružite sve potrebne informacije na jasan i precizan jezik.
