Financijski izvještaji dioničarima, marketinški planovi i procjene kvalitete svi su primjeri izvješća pisanih za tvrtke. Kratko izvješće slično je svakom drugom izvješću, ali s manje stranica. Treba navesti ključne ciljeve izvješća, sažeti osnovne informacije, pregledati alternative i preporučiti put naprijed. Izvješće tretirajte kao projektni plan, a zatim ga napišite u jasnom i jednostavnom stilu. Kratko je dobro, jer je vjerojatnije da će ga pročitati zauzeti ili nezainteresirani, ali ključni sudionici.
Planiranje
Upoznajte se s nadređenima kako biste pojasnili zahtjeve, jer će oni odrediti format i sadržaj izvješća. Na primjer, izvješće o evaluaciji projekta neće biti strukturirano na isti način kao marketinški plan ili financijsko izvješće.
Istražite osnovni materijal, uključujući dokumente koje ste dobili kada vam je dodijeljen zadatak pisanja i materijal koji ste prikupili neovisno od Interneta, knjižnice i sastanaka i razgovora s dionicima (kao što su upravitelji poslovnih jedinica, dobavljači i kupci).
Pripremiti obrazac izvješća, uključujući sažetak, uvod, odjeljke za alternative i predložena rješenja, preporuke i zaključak.
Sadržaj
Napišite uvod. Obično ne duže od stavka, uvod treba sadržavati cilj izvješća i identificirati ključna pitanja. To bi trebao biti vodič za ostatak izvješća, ali ne bi ga trebao sažeti. Na primjer, prvi bi redak mogao biti: "Cilj ovog izvješća je ispitati rješenja za tekuća pitanja kvalitete u našem proizvodnom pogonu", nakon čega slijedi sažetak glavnih pitanja.
Sastavite tijelo izvješća. U primjeru proizvodnih pogona, odjeljci mogu uključivati tehničke detalje, popis alternativnih rješenja zajedno s analizom troškova i koristi za svaku, kao i preporuke. Poslovni bi plan imao drugačiji skup dijelova, kao što su istraživanje tržišta, analiza konkurentnosti i financijske projekcije. Bez obzira na format, odjeljci bi trebali biti u logičkom redoslijedu, tako da čitatelj ne mora okretati natrag i naprijed kako bi shvatio sadržaj.
Zaključite izvješće pozivajući se na ciljeve izvješća. Za primjer proizvodnog pogona zaključak bi mogao biti provedbeni plan za preporučeno rješenje. Za financijsko izvješće zaključak bi mogao biti poslovni izgled.
Navedite reference citirane u tekstu tako da označite publikaciju iz koje potječu, naslov, autora i datum. Navedite druge relevantne izvore u popisu literature ili izvora.
Napišite sažetak. U paragrafu ili dva, sažmite izvješće tako da zauzet izvršni direktor može shvatiti ključne točke i pregledati detalje kasnije. Za financijsko izvješće, sažetak može biti samo tablica koja prikazuje ključne trendove prodaje i dobiti.
Pripremite naslovnu stranicu s naslovom izvješća, datumom i imenima autora i pripadnosti. Uključite sadržaj za izvješća koja su dulja od 15 stranica.
Pismo upućuje osobu (upravitelju ili službeniku za ugovaranje), a ne nekom odjelu. Odredite ključne preporuke izvješća, navedite svoje kontaktne informacije i navedite priloge.
Savjet
-
Tablice, grafikoni i detaljni proračuni trebaju biti postavljeni kao prilozi, ali ključni izvori treba biti uključeni u glavno izvješće.
