Platni sustav je put kroz koji obrađujete platni spisak. Ne možete obraditi svoj platni spisak bez platnog sustava. Tri vrste sustava za obračun plaća su ručni, kompjuterizirani unutar tvrtke i vanjski (vanjski). Ručni sustav zahtijeva da ručno obradite svoj platni spisak; kompjutorizirani sustav koristi softver za obračun plaća za obradu platnog spiska; Vanjski sustav znači da ćete platni spisak predati davatelju platnih usluga. Grafikon toka sustava plaća prikazuje redoslijed kojim obrađujete platni spisak. On pojednostavljuje obradu plaća i pomaže vam da ostanete na pravom putu.
Dizajnirajte dijagram toka s programom uredskog paketa - ovo je najbolji put za profesionalni izgled. Međutim, grafikon možete nacrtati rukom. Stvorite okvire i strelice koje prikazuju tijek obrade plaće, primjerice gdje počinje i završava.
Napravite dijagram tijeka za ručni sustav obračuna plaća. Dijagram toka treba prikazati sve ručne dužnosti uključene u obradu vašeg platnog spiska putem ovog sustava.
Primjer: Prikupite vremenske kartice, provjerite vremenske kartice za usklađenost, kontaktirajte nadzornike u vezi s nedostajućim ili spornim karticama za vrijeme i ručno izračunajte vremenske kartice. Stvoriti niz koji uključuje dužnosti za obradu plaća, kao što je ručno izračunavanje plaća; zakonski odbici kao što su porezi na plaće i naplate plaća; plaće; dobrovoljni odbici, kao što su umirovljenje i zdravstvene beneficije; i stvaranje plaća. Napravite još jednu sekvencu koja prikazuje zadatke nakon obrade, kao što je ručno stvaranje i arhiviranje registra plaća, stvaranje i objavljivanje unosa u dnevnik, polaganje uplata zaposlenika u banku i distribuiranje plaća.
Izradite dijagram tijeka za kompjutorizirani sustav u kući. Ovaj sustav eliminira ručnu obradu. Učinite dijagram toka specifičnim za zahtjeve softvera za obračun plaća.
Primjer: učitavanje podataka o mjerenju u softver za obračun plaća, pregled vremenskih podataka i istraživanje nestalih skenova, obrada platnog spiska putem softvera za obračun plaća, izvješće o predobradi, dvostruka provjera plaće putem izvješća o predobradi, izrada potrebnih promjena, izrada i slanje datoteke izravnog depozita banci, polog sredstva zaposlenika i plaćanja poreza na plaću u banku, te zatvoriti platni spisak. Značajno je da, kada zatvorite platni spisak, to štedi sve podatke o platnom spisku za platni period u sustavu.
Stvorite dijagram toka za vanjski sustav. Kada outsource svoje plaće, platni spisak usluga zahtijeva da ih poslati platni spisak podataka svaki platiti razdoblje. Davatelj usluga obično vam omogućuje slanje podataka putem faksa, e-pošte ili putem interneta. Dijagram toka treba sadržavati pojedinosti potrebne metode.
Primjer on-line metode: pregledajte podatke o mjerenju vremena, kontaktirajte nadzornika za pojašnjenje vremena, unesite promjene plaća zaposlenika i podatke o mjerenju vremena u sustav pružatelja usluga, provjerite unesene podatke putem mrežnog sustava dobavljača, provjerite i datoteke podataka o plaćama primljene od dobavljača i distribuirati plaće.
Savjet
-
Dizajnirajte dijagram toka tako da se odnosi na svaku obradu plaća. Ažurirajte dijagram toka kada dođe do promjene u platnom sustavu.
Dijagram toka trebao bi uključivati vaše savezne i državne obveze plaćanja poreza na plaću, kao što su plaćanja poreza na dohodak i izvješćivanje, uključujući obradu W-2.
