Korporacije, organizacije ili sveučilišta koji žele održavati redovite telekonferencije moraju imati instaliran odgovarajući hardver kako bi se svaki put očekivao broj sudionika. Prilikom kupnje ili iznajmljivanja potrebnog hardvera, također ćete morati osigurati odgovarajući softver i pripadajuće licence kako bi hardver za telekonferencije ispravno radio. Interno osoblje informatičke tehnologije (IT) može rukovati potrebnim postavkama. Organizacije bez IT osoblja mogu angažirati savjetnika koji će vam pomoći u postavljanju.
Server / Procesor
Svako pouzdano postavljanje telekonferencija prvo zahtijeva jedan ili više pouzdanih, visokoučinkovitih poslužitelja. CPU bi trebao biti brz, veći od 3 MGhz, s RAM-om od najmanje 1 GB i minimalno 100MB Ethernet sučelja, koje bi trebalo moći primiti 50 do 100 pozivatelja. Ako ćete sudionici pozvati s više mjesta, kao što su vlastiti udaljeni uredi, vlastiti poslužitelji ili telefonska oprema mogu rukovati vlastitim krajem telekonferencije. Međutim, ako postavljate telekonferencijske mogućnosti na više korporativnih lokacija ili sveučilišnih kampusa, možda ćete htjeti imati pouzdane poslužitelje instalirane na svim mjestima na kojima ćete sudjelovati na konferenciji. Ovi poslužitelji ne moraju nužno biti veliki kao glavni ured ili kampus koji održava telekonferenciju, osim ako na svakom mjestu ne bude velik broj sudionika.
Priključak za internet
Za učinkovito pokretanje ili sudjelovanje u telekonferencijama, trebat će vam internetska veza velike brzine od najmanje 10Mbps za svakih 50 pozivatelja koje očekujete da će sudjelovati u određenom pozivu. Velike tvrtke, sveučilišta ili organizacije to mogu postići vlastitim LAN-om velike brzine; međutim, većina budžetski svjesnog načina da se to postigne za većinu organizacija je zakupiti poslužitelj za obradu ove povezanosti putem kolokacije.
Voice-Over-IP Hardware
Najuspješnije telekonferencije možete ugostiti putem glasovne veze (VoIP), što se postiže pomoću poslužitelja VoIP. Ovaj je hardver dostupan ili od vašeg internetskog pružatelja usluga ili od vašeg pružatelja tehnoloških usluga. Nije presudno da svatko zove u telekonferenciju ima svoje VoIP hardver na njihovim web stranicama. Opet, morat ćete imati VoIP hardver i softver instaliran na svim kampusima korporacije ili sveučilišta ako se telekonferencija postavlja za multilokacijsku organizaciju s mnogo sudionika na svakom mjestu.
Komponente zvučnog sustava
Ovisno o postavci vaše telekonferencije, možda će vam trebati neki sustav zvučnika s zvučnicima. Ako radite telekonferenciju sa skupinama ljudi na različitim mjestima gdje će više ljudi biti u svakoj sobi, morat ćete imati zvučni sustav za svako mjesto tako da svi sudionici mogu čuti. Učinkoviti zvučni sustav za telekonferenciju će uključivati MIDI priključak s MIDI kontroliranim sintesajzerom, digitalne i analogne audio ulaze, niskošumni audio mikser (softverski kontroliran) i zvučnike.
Slušalice (izborno)
Za telekonferencije u kojima je svaki sudionik na zasebnom mjestu na svom računalu, svaki sudionik koji će pridonijeti konferenciji će trebati slušalice s ugrađenim mikrofonom i mogućnosti isključivanja zvuka kako bi blokirali buku sve dok netko nije spreman za govor. Za sudionike koji samo slušaju telekonferenciju, standardne slušalice će to učiniti.
