Unutarnje kontrole su politike koje se provode kako bi se spriječila krađa i oštećenje vrijedne imovine tvrtke. Materijalna imovina, kao što su nekretnine, proizvodna oprema, zalihe i gotovina, može biti izazov za očuvanje sigurnosti u svako doba, ali upoznavanje s unutarnjim kontrolama za upravljanje materijalnom imovinom može pomoći u održavanju sigurnosti vaše imovine.
Kontrolirani pristup
Kontrolirajte pristup ključnim područjima vašeg poslovanja, kao što su skladišni prostori, blagajne i prostorije za opremu, s bravama ili sigurnosnim kontrolnim točkama. Dostupni su elektronički sustavi koji vam omogućuju da ograničite pristup osjetljivim područjima određenom osoblju bez korištenja tradicionalnih ključeva. Ovi sustavi imaju mogućnost vođenja evidencije o tome koji su zaposlenici pristupili određenim područjima u određeno vrijeme.
Pitanja delegiranja
Dijelite aktivnosti koje uključuju otvoreni pristup inventaru, gotovini i drugim dragocjenostima svojim zaposlenicima s najvećim povjerenjem. Prema Montana.edu, menadžeri ne smiju dopustiti nikome da potpiše ime upravitelja kada se radi s dobavljačima, distributerima ili kupcima, te ne smije dopustiti da bilo koji zaposlenik isključivo kontrolira ili bude izložen aktivnostima isporuke ili upravljanja gotovinom.
Sigurnosni problemi
Disciplinirana pažnja posvećena detaljima ključna je za sigurnost vaše materijalne imovine. Temeljito zaključajte, zatvorite i osigurajte svoje prostore nakon svakog radnog dana i koristite nadzor kamere za snimanje posjednika ili sumnjive aktivnosti. Često iznosite bankovne depozite i po potrebi zadržite samo onoliko gotovine.
Pristupne staze
Zabilježite pristup osjetljivim područjima kad god je to moguće. Prema siterooms.com, zapisi o pristupu ključni su za učinkovite unutarnje kontrole. Držite elektronički zapis o pristupu ograničenim područjima. Potrebno je da se blagajnici prijavljuju u blagajne s jedinstvenim ID-om i ne dopuštaju dijeljenje blagajne. Zahtijevati od zaposlenika da označe svoje inicijale na potvrdama o bankovnim depozitima, obrascima isporuke, trakama blagajne i drugim kontrolnim dokumentima.
Fizička revizija
Obavljati redovne i nasumične revizije vašeg inventara, opreme i bankovnih računa kako biste rano uhvatili sumnjive aktivnosti. Razmotriti korištenje treće strane revizorske tvrtke kako bi se osigurala pouzdanost rezultata revizije.
Nemojte dopustiti zaposlenicima da vrše reviziju vlastitih područja odgovornosti. Na primjer, nemojte dopustiti zaposleniku koji je zadužen za primanje pošiljki za reviziju zaliha sirovina i ne dopustiti zaposleniku koji ulaže bankovne depozite da izvrši reviziju bankovnih izvoda i evidencija blagajne.
prozirnost
Navedeni koncepti i tehnike mogu pomoći u sprečavanju gubitaka i šteta, ali čineći vaše politike unutarnje kontrole potpuno transparentnim za zaposlenike, klijente i poslovne partnere, mogu poslužiti da se spriječi da se događaji dogode. Na primjer, recite svojim zaposlenicima da je pristup zabranjenim područjima zabilježen; dopustiti klijentima da znaju da se vaši prostori nadziru putem video nadzora; i obavijestite svoje dobavljače o pravilima unutarnje revizije.
