Datotečne mape dolaze u više veličina koje prate različite veličine papira koje se koriste u osobnoj i profesionalnoj korespondenciji. Dvije od uobičajenih veličina papira su slovne i pravne. Kada se ti dokumenti podnesu, mogu se smjestiti u tradicionalne datoteke i mape za vješanje datoteka koje su dizajnirane da suspenduju iz zagrada za arhiviranje.
Predviđeni standardni sadržaj mape datoteka
Oba pisma i pravne mape postoje kako bi se pojedinci i tvrtke mogli odvojiti od papira za financijske i arhivske svrhe. Papir veličine papira na 8 1/2-by-11 in. Je tip papira koji se obično izvodi kroz strojeve za kopiranje i inkjet pisače. Fakture, evidencije zaliha i zapisnici o sastancima zajednički su dokumenti koji bi se tiskali na papiru veličine letter i naknadno u odgovarajuću mapu. Papir veličine Legal ima manje namjene u namijenjenom formatu i uglavnom se nalazi u zakonima i računovodstvenim uredima kao alternativa za kopiranje papira. U tim uredima dodatni 3 inča papira na pravnom listu može zadržati pravni dokument na duljini od jedne stranice i zadržati više unosa u koloni za tiskane primjerke knjiga knjiga. Budući da je papir veličine pravne duljine dulji od standardnog papira veličine slova, zahtijeva veću datoteku.
Standardne mape datoteka
Standardne mape za datoteke obično su izrađene od manila i kraft papira, iako su neke sorte plastične. Ove mape razdvajaju i organiziraju dokumente i mogu dopuniti sustav ormara za arhiviranje ili raditi neovisno o njemu. Prema Vodiču za dimenzije, mapa s datotekama veličine pravne veličine iznosi 8 5/8 inča visoka i široka 14 3/4 in. S prednje strane s stražnjom pločom koja se proteže do visine 9 5/8 inča. Mapa veličine slova ima ista mjerenja prednje i stražnje ploče, ali je širina smanjena na 11 3/4 in.
Viseće mape datoteka
Datoteke za vješanje mogu sadržavati ili papire koji su slobodni ili mape manila i kraft papira. Budući da su te datoteke dizajnirane tako da sadrže drugu mapu, viseće mape veličine i slova veličine slova veće su od standardnih. Fascikla s visećim slovima veličine slova iznosi 12 3/4 in. Široka za 9 3/8 in. Visoka dok datoteka za vješanje veličine legal iznosi 15 3/4 in. Široka za 9 3/8 in. Visoka.
Spremanje i arhiviranje mapa datoteka
Datotečne mape koje se koriste u čuvanju i arhiviranju za Nacionalni arhiv također se izrađuju u zakonskim veličinama i veličinama slova. Ove su mape iste veličine kao i njihova svakodnevna kopija s pravnom mapom od 3 inča širom od veličine slova.
