Četiri komunikacijske komponente su kodiranje, dekodiranje, prijenosni medij i povratna informacija. Pošiljatelj osobne ili poslovne komunikacijske poruke kodira i prenosi ga preko jednog ili više medija do primatelja, koji ga dekodira i odgovara pružanjem povratnih informacija. U poslovanju, djelotvorna komunikacija dobiva dogovore, omogućuje menadžerima da motiviraju svoje zaposlenike i pomaže tvrtkama u interakciji sa svojim dionicima. Loše komunikacije mogu rezultirati niskim moralom, izgubljenom produktivnošću i nedostatkom povjerenja.
kodiranje
Prva komunikacijska komponenta je kodiranje, a to je prijevod ideja i koncepata u simbole i geste. Pošiljatelj započinje odlučivanjem o poruci koju treba prenijeti. Dobre ideje se često gube ako je proces kodiranja neuspješan. Primjerice, razgovori zbunjeni nevažnim činjenicama i zamršenom logikom mogli bi onemogućiti jasan i produktivan dijalog o činjenicama, tvrdi profesor Harvardske poslovne škole John P. Kotter i profesor Lorne A. Whitehead sa Sveučilišta Britanske Kolumbije. Obmanjujuće komunikacijske strategije, kao što je prodor straha, mogu stvoriti tjeskobu oko imaginarnih rizika koji također mogu ljude pretvoriti u dobru ideju. Poslovni autor Theodore Kinni napisao je u Harvard Business School radnom znanju da se moć komunikacije može maksimizirati tumačenjem činjenica, a ne samo recitiranjem, te korištenjem emocija i simbola kako bi se pojačale poruke i odmah povezale s zaposlenicima.
Srednji
Kodirana poruka se prenosi putem medija ili kanala. Dvije osnovne kategorije poslovnih kanala su usmene i pisane. Usmena komunikacija može se obavljati putem telefona ili pomoću internetskih tehnologija kao što su virtualna telekonferencija i web-emitiranja. Pisana komunikacija uključuje izvješća i dopise na tradicionalnim papirnim medijima ili na elektroničkim medijima. Usmeni kanali su brži jer pošiljatelj i primatelj mogu koristiti verbalne i neverbalne znakove za prijenos poruka i pružanje odgovora gotovo trenutno. Upravo zbog toga rukovoditelji putuju po cijelom svijetu kako bi zaključili poslovne dogovore jer uspostavljanje osobnog dodira i povjerenja može biti teško pomoću e-pošte i virtualnih sastanaka.
dešifriranje
Dekodiranje je zadatak primatelja poruke. To uključuje tumačenje verbalnih i neverbalnih poruka koje šalje pošiljatelj. Za uspješnu poslovnu komunikaciju, procesi kodiranja i dekodiranja moraju biti sinkronizirani. To zahtijeva povjerenje između primatelja i pošiljatelja. Kulturne razlike često igraju ulogu u izgradnji tog povjerenja, osobito u tumačenju neverbalnih komunikacija. Na primjer, pokazivanje prstom prihvatljivo je u Sjevernoj Americi, ali se smatra nepristojnim u mnogim dijelovima Azije.
Povratne informacije
Povratna informacija je posljednji korak u komunikacijskom procesu u kojem primatelj odgovara na poruku pošiljatelja. Ovaj signal može biti verbalan - na primjer, "Da, mislim da je to odlična ideja" - ili neverbalna, kao što je uzdah ili duga pauza da bi se ukazalo na neslaganje. Povratna informacija omogućuje pošiljatelju poduzimanje korektivnih radnji ponovnim slanjem ili preformuliranjem pogrešno shvaćene poruke. Međutim, povratne informacije treba pružiti brzo jer kašnjenja mogu ubiti poslovne ideje i dovesti do izgubljenih poslovnih prilika.
