Svaka tvrtka ima različita pravila o sastancima. Neki slijede neformalni proces, dok drugi zahtijevaju formalnu strukturu. Kao menadžer ili vlasnik tvrtke važno je znati kako provoditi i okončati formalne i neformalne sastanke. To će poboljšati komunikaciju i dovesti do produktivnijeg ishoda.
Što to znači odgoditi sastanak?
Izraz "prekid" dolazi od latinskih riječi Oglas (do) i Diurnus (dnevno). Iako mnogi ljudi koriste izraz naizmjenično s okončanjem sastanka, "prekid" zapravo znači premještanje sastanka ili točke dnevnog reda na drugi dan. Na primjer, članovi uprave tvrtke mogu odgoditi sastanak kada jednostavno nije moguće raspravljati o predmetnim pitanjima jer nedostaju ključne informacije. Odgoda znači da će sastanak biti nastavljen kasnije kad svi budu spremni razgovarati o dotičnom pitanju. To nije isto što i završavanje ili završavanje sastanka, kada su sva pitanja riješena.
Koja su pravila za sastanke?
Neke organizacije, osobito sudovi, sveučilišta, vladine agencije i velike organizacije slijede utvrđena pravila za vođenje formalnih sastanaka. Na primjer, u skladu s Robertovim Pravilnikom o redu, na primjer, svatko može podnijeti zahtjev za odgodom sastanka u određenim okolnostima, na primjer:
- U nedostatku kvoruma
- Kao što je navedeno u pravilima organizacije
- Kada članovi odbora postignu kraj dnevnog reda
- U slučaju opasnosti ili neposredne opasnosti, kao što su požarni alarmi u zgradi.
Iako je malo vjerojatno da će manje tvrtke slijediti Robertova pravila, one pružaju jednostavan okvir za "službeno" odlaganje sastanka.
Postupci za odgodu sastanka
Sastanak se može odgoditi na početku ili u bilo kojoj fazi. Ako ste predsjednik, napravite plan kako biste osigurali da sve ide glatko. Nakon rasprave o dnevnom redu provjerite želi li netko podnijeti zahtjev za odgodom sastanka. Pitajte za jednu tako što ćete reći "Čujem li zahtjev za odgodu?" U prijedlogu za odgodu treba jasno odrediti vrijeme i datum sljedećeg sastanka, kao i sva hitna pitanja koja zahtijevaju posebno zasjedanje prije sljedećeg sastanka. Prema Robertovim pravilima, prijedlog treba podnijeti i ne može se mijenjati ili raspravljati.
Sastanak se može odgoditi bez prijedloga ako kvorum nije prisutan ili u slučaju nužde. U slučaju da je taj dan državni praznik, sastanak se može prekinuti do sljedećeg radnog dana, u isto vrijeme i na istom mjestu. Odgođeni sastanak slijedit će isti redoslijed poslova kao i izvorni sastanak. U završnoj riječi, predsjednik može raspravljati o danu i vremenu sljedećeg sastanka. On također može pružiti kontaktne informacije, zahvaliti sudionicima i dati podsjetnike u posljednji trenutak. U slučaju da je odgoda za 90 ili više dana, svaki sudionik će dobiti obavijest o datumu i mjestu.
Prekidanje manje formalnog sastanka
Nisu svi sastanci formalni; prema tome, nijedan sastanak ne zahtijeva prijedlog za odgodu. Prodajni sastanci dobar su primjer.Oni su svakako važni, a svi prodajni reps se očekuje da prisustvuju. Ali svrha prodajnih sastanaka je da menadžer prodaje prenese informacije osoblju, možda ponudi savjete i ohrabrenje, ili da upozori one koji nisu postigli ciljeve ili nisu uspjeli uložiti potrebnu dokumentaciju. Međutim, tijekom sastanka neće biti glasovanja jer je važno mišljenje voditelja prodaje. Nakon održavanja sastanka na kojem je jedna osoba zadužena, bilo bi glupo tražiti prijedlog za odgodu. Voditelj prodaje može pitati ima li kakvih pitanja i nakon odgovora na njih jednostavno reći: "To je sve što sam želio pokriti danas. Uzmite neke od ovih novih brošura dok odlazite i koristite ih kako biste objasnili nevjerojatne prednosti ovog sjajnog proizvoda!"
Susreti na kojima se menadžeri okupljaju kako bi raspravljali o problemima i rješenjima još su jedan primjer. Upravitelji nemaju vremena za formalni sastanak s prijedlozima i sekundama, niti im je potreban. Oni znaju o čemu se radi, pa nije potreban dnevni red. Nitko ne uzima minute. Nastavit će raspravljati o ovim pitanjima na sljedećem sastanku, tako da bi tehnički mogli prekinuti sastanak. No, formalni završetak sastanka bio bi neugodan i neprikladan. Šanse su da će sastanak biti zakazan za određeno vrijeme, kao što je 30 ili 60 minuta. Kada dođe vrijeme, netko će reći: "Idemo odabrati ovu raspravu sljedeći mjesec" dok drugi izlaze kroz vrata da se vrate na posao.
