U poslovnim transakcijama možda se pojave problemi koji se ne mogu lako riješiti telefonskim pozivima. Problemi mogu nastati zbog kvalitete primljene robe, kašnjenja u isporuci, loše usluge, kazne za kašnjenje u plaćanju ili neispunjavanja zadatka u traženom vremenskom okviru. Morate staviti svoju zabrinutost u pisanom obliku.
Pregledajte narudžbenicu i sporazum o uvjetima koji se tiču roba ili usluga s kojima niste zadovoljni. Ako ste već obavili telefonske pozive, pošaljite pismo u kojem se navode vaši problemi i što je prodavatelj rekao kao odgovor.
Napišite pismo dobavljaču u kojem se navode vaše zabrinutosti. Čuvajte kopije svih pisama koje šaljete dobavljaču. Nakon svakog kontakta pošaljite dobavljaču potvrdu e-pošte u kojoj se navode problemi koji su na zadovoljavajući način riješeni i sva otvorena pitanja. To može biti kratka bilješka, ali zadržati poštovanje i profesionalnost.
Ako niste dobili potpuno zadovoljstvo, morate kodificirati svoje pritužbe u formalnijem pismu nezadovoljstva dobavljaču. Važne stavke koje treba uključiti u pismo su: uvjeti ugovora, datumi isporuke ili izvedbe, naišli problemi i kopije e-poruka koje ste poslali u vezi s problemima.
Dok je tužba uvijek moguće riješiti problem s dobavljačem, to bi trebalo biti posljednje utočište. Tužbe su skupe i dugotrajne. Ako je tužba apsolutno neophodna, pisma tužitelja o prodavatelju bit će velika prednost vašeg slučaja.
Savjet
-
Držite ton profesionalno i nemojte koristiti sarkazam ili prijetnje. Cilj je riješiti probleme, a ne ih pogoršati.
