Bilo da ste povezani sa školom, organizacijom ili tvrtkom, možda će vam se obratiti dobavljači u kojima se od vas traži da koristite usluge ili proizvode dobavljača. Ako vas ne zanima što moraju prodati, imate bolju ponudu od drugog dobavljača koji prodaje sličan proizvod ili uslugu, ili ako trenutno niste zainteresirani, ali želite ponovno razmotriti njihovu ponudu u budućnosti, trebate slijediti neke osnovne korake prilikom komuniciranja s dobavljačem da niste zainteresirani za njihovu ponudu.
Formatirajte svoje pismo
Oblikujte pismo u formalnom poslovnom pismu. To znači da će se svako pisanje poravnati s lijeve strane, s jednim razmakom, s punim praznim redom između svakog elementa i odlomka. Poželjna je uporaba memoranduma tvrtke.
Uključite svoju povratnu adresu. Prvi redak vašeg pisma bit će vaša adresa. U drugom retku nalazi se vaš grad, država i poštanski broj. Ako koristite memorandum tvrtke s navedenom povratnom adresom, ovaj se korak može preskočiti.
Odredite datum pisanja slova nakon povratne adrese. Da biste ostali vjerni profesionalnom formatu poslovnog pisma, trebali biste napisati datum tako da je dan prvi, zatim mjesec i konačno godina. U ovom formatu datiranja nisu potrebni zarezi. Ostavite jedan prazan redak nakon dana.
Identificirajte tko je to što šaljete pismo. Ovo poglavlje se sastoji od pet redaka. Prvi redak sadrži puno ime primatelja; drugi redak označava njegov naslov (kao što je upravitelj); treći redak označava tvrtku za koju pojedinac radi; četvrti red sadrži adresu ulice; a peti i posljednji red sadrži grad, državu i poštanski broj.
Otvorite i zatvorite pismo ispravno. Najčešće prihvaćena pozdravna poruka počinje s "Draga", zatim ime primatelja u formalnom formatu (gospodin John Smith, gospođa Sally Walker) nakon čega slijedi dvotočka. Najčešće prihvaćeno zatvaranje je "S poštovanjem" nakon čega slijedi zarez i tri prazna retka u kojima ćete napisati svoj potpis. Slijedite svoj potpis s upisanim imenom, svojom pozicijom i tvrtkom.
Sastavite svoje pismo
Objasnite da ste pročitali njihov prijedlog, ali u ovom trenutku odlučite proći.
Objasnite zašto niste zainteresirani, bilo da je riječ o vremenu, trenutnoj potrebi ili trošku. Ako prodavatelj zna zašto niste zainteresirani za ovo vrijeme, možda će moći zadovoljiti drugi prijedlog kako bi bolje odgovarali vašim potrebama.
Zahvalite dobavljaču za izradu prijedloga. Naznačite kada želite ponovno čuti od njega, ako ste tako zainteresirani.
Upozorenje
U pismu nemojte davati nikakve obveze jer se one mogu smatrati pravno obvezujućim.
