Poslovno pismo postavlja ton za buduće interakcije. Kada potencijalni klijent dobije poslovno pismo, odmah stvara dojam pisca i njegove organizacije. Ako je pismo previše ležerno, pisac može izgledati neiskreno ili neprofesionalno. Pisanje koje je previše formalno može zastrašiti ili otuđiti čitatelja. Dobro organizirano i dobro napisano pismo stvorit će pozitivan prvi dojam.
Dobro organizirano
Svako poslovno pismo odnosi se na određenu svrhu ili zadatak. To može biti zahtjev za informacijama, odgovor na upit ili podnošenje prijedloga. Prvi stavak navodi svrhu pisma. Odgovara na pitanja novinara: tko, što, kada, gdje i zašto. Preostali paragrafi podržavaju ovu svrhu s različitim točkama - kvalifikacijama, atributima, značajkama. U posljednjem stavku ponovno se navodi ova svrha i jasno se navode očekivanja pisca. Pisac koristi odgovarajuće prijelazne fraze kako bi osigurao da svi dijelovi slova teče glatko zajedno.
Jasno i sažeto
Dobro poslovno pismo pruža sve relevantne informacije na jasan i koncizan način. Pisac koristi odgovarajući ton i jezik. On drži rječnik jednostavnim i izbjegava korištenje tehničkog ili apstraktnog jezika kako bi impresionirao čitatelja. On mijenja duljinu rečenica, udaljavajući se od dugih, lutajućih rečenica s prekomjernim detaljima. Međutim, on se ne ograničava na kratke, uzburkane rečenice. Kad god je moguće, umjesto aktivnog glasa koristi aktivni glas.
Dobro strukturirano
Svako poslovno pismo slijedi format tvrtke i zahtjeve za fontom.U formatu bloka, cijelo slovo je lijevo i jednoredno, osim dvostrukog razmaka između stavaka. Izmijenjeni format bloka slijedi stil bloka, ali postavlja datum i zatvara u središtu. Većina poslovnih pisama uključuje datum, unutarnju adresu, pozdrav, redak predmeta, besplatno zatvaranje, potpis i priloge. Ako je slovo kraće ili dulje od prosjeka, pisač vrši potrebna podešavanja okomitog razmaka.
Pogreška je besplatna
Prije slanja bilo kojeg pisma, pisac glasno čita prvi nacrt. Ovo je izvrstan način za provjeru jezika koji zvuči nezgodno ili neprirodno. Koristi rječnik i pisanje stilova kako bi provjerio pravopis, gramatiku i interpunkciju. Alternativno, on može koristiti značajku provjere pravopisa i gramatike u svom programu za obradu teksta. Dvostruko provjerava ime, naslov i adresu primatelja.
