Uspjeh ili neuspjeh organizacije često ovisi o njegovoj sposobnosti da komunicira sa svojim članovima, navodi Odjel za komunikacije na California State University. Nove tehnologije, pomiješane s kulturološki raznolikom publikom, povećale su važnost organizacijskih komunikacija, ali su i učinile to područje složenijim. Razumijevanje nekih zajedničkih prepreka može poboljšati sposobnost organizacije da komunicira.
Pogrešna struktura
Publika treba strukturu za razumijevanje poruke, a mnoge komunikacije su osuđene na propast jer im nedostaje odgovarajuća organizacija, kaže Lee Hopkins, koji je napisao više od 130 članaka o poslovnoj komunikaciji. Struktura je kritična, jer bez uvoda, tijela i bliskosti, publika će teško zadržati, podsjetiti i obraditi informacije. Ova se pravila primjenjuju na svaku komunikaciju, od e-pošte do javnih prezentacija i publike bilo koje veličine.
pretpostavke
Dvije zajedničke pretpostavke za komunikaciju navode katastrofu za uspjeh organizacijske komunikacije. Pretpostavlja se da svi članovi organizacije imaju istu bazu znanja kao i pošiljatelj poruke. Drugi je mislio da će se informacije točno i djelotvorno širiti samo nakon što ga primi samo jedan ili dva člana. Knjižnica slobodnog upravljanja, on-line vodič članaka o vodstvu, preporučuje da upravljanje proaktivno, promišljeno i strateški komunicira sa svojim članovima. Specifične preporuke knjižnice Free Management uključuju uspostavu redovitih sastanaka između zaposlenika i voditelja, kao i između različitih odjela. Ostali savjeti uključuju davanje zaposlenika pisanim kopijama opisa poslova, priručnika zaposlenika i drugih kritičnih materijala tvrtke.
Prekomjerna ovisnost o tehnologiji
Prevelika ovisnost o novim tehnologijama kao što su slanje SMS-a, Twitter ili druge web-stranice društvenih medija može značiti da nisu svi članovi organizacije doslovno dobili poruku. Na primjer, snazzy blog neće biti koristan članovima koji moraju dovršiti zadatak bez pristupa internetu. Jim Shaffer, autor knjige "The Leadership Solution", preporučuje osobama odgovornim za organizacijske komunikacije da preispitaju svoje planove kako bi osigurale da koriste metode koje pružaju informacije koje su potrebne korisnicima i zaposlenicima, umjesto da se oslanjaju na trendove ili privlačne oblike.
Previše informacija
Još jedna uobičajena pogreška je vjerovanje da će dodavanje detalja nakon pojedinosti u komunikaciju učiniti ga uvjerljivijim kada, u stvari, previše informacija može isključiti publiku. Jednostavnost je ključna za stvaranje organizacijskih komunikacija koje ostaju s publikom. Bez obzira na to koliko volite proizvod, razumite ideju ili imate iskustva s nekom industrijom, držite se dvije ili tri glavne točke, umjesto da govorite ili pišete o svemu što znate, da biste prenijeli svoju poruku.
Zaboravljajući na Nonverbals
Oni koji su odgovorni za organizacijske komunikacije moraju biti svjesni neverbalnih signala koji mogu unaprijediti pripremljenu poruku ili potpuno oduzeti ili izobličiti njezino značenje. U zapadnoj kulturi, kontakt očima, pravilno držanje tijela i odjeća prikladni situaciji pokazuju da je pošiljatelj poruke zainteresiran, poštovan, iskren i vjerodostojan, prema mindtools.com.
