Da bi došlo do komunikacije, slušatelj mora razumjeti što znači pošiljatelj - proces koji je lakše reći nego učiniti. Komunikacija je zamućena brojnim pitanjima, uključujući zloporabu riječi i neverbalne poruke kao što su ton glasa i izraz lica.
Složeni, višeslojni, dinamični komunikacijski procesi mogu biti učinkoviti u prenošenju značenja ako pošiljatelj prepoznaje brojne prepreke u komunikaciji i poduzima korake kako bi ih prevladao. Primjerice, pošiljatelj mora razumjeti da će interpretacija poruke slušatelja ovisiti o njegovom osobnom referentnom okviru.
Prepoznajte perspektivu
Slušatelji gledaju svaku raspravu s njihove osobni referentni okvir, koji uključuje njihove prioritete, osobne i kulturne vrijednosti te obrazovno, profesionalno i obiteljsko podrijetlo. Na zvučniku je da prepozna ovo i stvori poruku koju primatelj može učinkovito dešifrirati.
Izbjegavajte stereotipiziranje publike
Potrebno je razmotriti stvarni referentni okvir slušatelja, a ne ono što pretpostavljate da se temelji na vašem stereotipu o njemu. Referentni okvir svake osobe je jedinstven. Prema tome, pretpostavljajući da slušatelj odražava zajednički stereotip zbog njegove dobi, spola ili kulture, neprimjeren je i problematičan.
Budite svjesni da slušatelji mogu primiti drugu poruku
Kada slušatelj čuje poruku koja se ne podudara s njegovim osobnim uvjerenjima i pretpostavkama, on će imati problema s razumijevanjem ili poduzimanjem radnji kao odgovor na to. Stoga je važno da govornik često ponovite poruku i preformulirajte je ako je potrebno.
Formirajte odnos, a zatim komunicirajte
Ako slušatelj ne poznaje govornika ili ima povjerenja u njezine vjerodajnice ili stručnost, slušatelj će vjerojatno zanemariti poruku ili smanjiti vjerojatnost da je poruka valjana. Dobra je ideja da govornik pokuša uspostaviti odnos sa slušateljem prije nego što pokuša uvjeriti slušatelja da poduzme bilo kakvu radnju.
Prihvatite taj žargon kao negativnu komunikaciju
Osobe koje ne poznaju ili ne upotrebljavaju određene pojmove mogu razmotriti korištenje tih izraza vrijeđajući ili vjeruju da govornik pokušava biti varljiv. Koristite žargon samo kada ste sigurni da će ga slušatelj dobro razumjeti. Inače, ograničite svoj govor na jezgrovit i jasan jezik.
Vrijeme vaše poruke je prikladno
Da biste bili sigurni da ćete imati pažnju slušatelja, prenesite svoju poruku kada postoji mala vjerojatnost da će njezinu pozornost prekinuti druga buka. Pobrinite se da obrati pozornost kako bi se povećala mogućnost da će zadržati informacije.
Prakticirajte potpuno otkrivanje
Publika može biti svjesna da govornik uskraćuje određene informacije kako bi se izbjeglo rješavanje mogućih negativnih učinaka dijeljenja. Dovoljno često, uskraćivanje informacija uništava povjerenje i šteti odnosima. Najbolje je govoriti pošteno i prenijeti bilo koju lošu vijest izravno i jednako svim slušateljima, bez obzira na njihovu ulogu u organizaciji.
