Dijagram toka posla vizualno predstavlja kretanje i prijenos resursa, dokumenata, podataka i zadataka kroz cijeli radni proces za određeni proizvod ili uslugu. Uspješno sastavljen dijagram toka će predstavljati ispravan tijek rada brzo i jasno.
Poboljšanje učinkovitosti i izbjegavanje uskih grla
Mnogi radni procesi mogu biti komplicirani i složeni, pa je važno vizualno predstaviti kako su zadaci završeni kako bi se poboljšalo razumijevanje i učinkovitost zaposlenika. Dijagrami toka rada jasno navode tko je odgovoran za svaku fazu, koji dokumenti i resursi trebaju, te količinu vremena potrebnu za svaku fazu. Poznavanje uloga zaposlenika i potreba za resursima za upravljanje omogućuje menadžmentu da lako definira slabosti i ublaži uska grla. Uska grla su svi aspekti tijeka rada koji ometaju i usporavaju cjelokupno vrijeme ciklusa.
Povećanje odgovornosti i komunikacije
Vizualno predstavljanje cjelokupnog procesa tijeka rada omogućuje zaposlenicima da bolje razumiju ne samo svoje dužnosti na poslu, nego i uloge drugih zaposlenika, što povećava odgovornost. Stvaranje uspješnog i točnog dijagrama tijeka rada povećava znanje na radnom mjestu zbog potrebnih istraživanja i prikupljanja podataka. Komunikacija se također poboljšava kada zaposlenici bolje razumiju proces rada.
Korištenje oblika za prikaz aktivnosti
Dijagrami tijeka rada koriste specifične oblike koji odgovaraju različitim vrstama aktivnosti. Ovalna oznaka pokazuje gdje započinje i završava tijek rada. Pravokutnici predstavljaju aktivnost procesa, zadatak ili analizu. Dijamanti označavaju proces donošenja odluka, što obično rezultira s dva moguća smjera tijeka rada. Ako je odgovor na odluku da, tijek rada se nastavlja na planiranoj ruti, ali ako je odgovor ne, radni tijek će možda morati uzeti drugi put kako bi riješio problem. Dijagram s mnogo oblika dijamanata može biti teže vizualno pratiti. Krugovi predstavljaju konektore iz jedne aktivnosti u drugu.
Implementacija dijagrama tijeka rada
Iako je izrada dijagrama tijeka rada opsežan i dugotrajan proces, njegova provedba može biti teža. Menadžeri ne mogu jednostavno objaviti dijagram na radnom mjestu i očekivati da će ga zaposlenici dostaviti bez ikakvih smjernica. Većina dijagrama treba biti povezana s teorijom o poboljšanju tijeka rada, kao što je lean production, Six Sigma ili total quality management. (Pogledajte referencu 1)
Alternative dijagramima tijeka rada
Neke tvrtke koriste alternative dijagramima tijeka rada kao što su proces, poslovno planiranje i kontrola protoka. Proces, ili procesna mapa, vrlo je sličan koncept s radnim i radnim dijagramima. Radni proces je specifičniji od radnog procesa, fokusirajući se više na ulaze i izlaze nego na prijenos podataka, dokumenata i odgovornosti zadataka. Poslovno planiranje više se fokusira na dugoročne ciljeve, nego na poboljšanje trenutnog tijeka rada. Menadžeri zainteresirani za kontrolu protoka posebno žele poboljšati kontrolu inventara.
