Biti praktičan sa svojim poslom dobra je stvar, ali to se ne odnosi uvijek na svaku fazu poslovanja. Unos podataka je jedan od ključnih aspekata poslovanja gdje je prelazak na automatske procese gotovo uvijek bolji. U vrlo malim poduzećima gdje je vlasnik glavni operator, još uvijek može biti smisleno ručno izvršiti sve unose podataka, premda nadogradnja na automatski sustav može omogućiti lakše operacije. Za tvrtke s više od jednog ili dva zaposlenika, također se može financijski odvojiti od ručnog unosa podataka što je prije moguće.
Nedostatak: ljudska pogreška
Pokušajmo što god možemo, ljudska bića su sklonija pogreškama od računala. Dok kompjutorski sustav ima povremene smetnje, on općenito bilježi podatke i organizira ih točnije nego ljudska bića, uz manje potrebe za provjerom pogrešaka. Ručna obrada podataka zahtijeva mnogo više očiju kako bi se provjerila i provjerila točnost podataka.
Nedostatak: brzina
Potrebno je mnogo vremena za ručni unos podataka. Strojevi i računala općenito su brži od ljudi, što zaposlenicima omogućuje da se usredotoče na druge stvari. Umjesto da tipkate brojeve cijeli dan, vaši zaposlenici mogu provesti više vremena u pregledu inventara, izradi dijagrama ili izradi projekcija za budući rast.
Nedostatak: troškovi rada
Troši mnogo novca da se ljudi plaćaju za ručni unos podataka, a poduzetnici i ostali zaposlenici zadržavaju više vremena na njihovom mjestu najvećeg doprinosa viziji i misiji tvrtke. Posao mnogih sada može završiti jedna osoba, što znači da vam je potrebno manje zaposlenika za unos podataka, ili možete koristiti svoje zaposlenike u područjima koja bolje angažiraju njihove darove kako bi ubrzali rast tvrtke.
Prednost: Troškovi sustava
Ručni unos podataka ne zahtijeva skupe sustave, strojeve i programe. Vlasnici malih tvrtki ne moraju uvijek imati veliki start-up fond kada pokreću operacije i ne rade. Sustav ručne obrade omogućuje poduzeću da uđe u igru bez potrebe da ulaže mnogo dragocjenog kapitala u računala, strojeve i metode računalne obrade.
Prednost: Jednostavnost za male start-upove
Neki poduzetnici imaju dobar osjećaj kako pratiti podatke na papiru pomoću knjigovodstvenih listova, ali nisu tako udobni s računalnim sustavima. Tijekom vremena kada ste vjerojatno učeći puno stvari odjednom kako bi vaše poslovanje ide, to bi moglo biti poželjno privremeno odgoditi učenje sustava za unos podataka. Sve dok ručno vodite točne zapise, možete pričekati da istražite tu mogućnost sve dok ostatak dnevnih operacija ne postane rutinskiji.
Prednost: povećani nadzor
Kada ručno vodite evidenciju, imate kontrolu nad kategorijama u kojima se svaki pojedinačni broj nalazi. Ako vaša tvrtka ima jedinstvene potrebe koje prodaju i trendove teško prate na automatiziran način, možda ćete trebati ručno pratiti te brojeve.Na primjer, agencije za socijalne usluge koje bilježe promjene u obiteljskoj dinamici ili oslobađanje od emocionalne nevolje mogu pronaći ručne metode obrade podataka kako bi bile točnije od automatiziranih metoda.
Prijelaz s ručnog na suvremeni unos podataka
Iako je ručni unos podataka ponekad najlakši uz vrlo malu tvrtku i omogućuje manje troškove u pokretanju lopte, kako posao raste, tako i njegove metode. Kada ste spremni za prijelaz iz ručnog unosa podataka u nešto malo sofisticiraniji, možete pogledati u programe kao što su Quicken, QuickBooks ili besplatni program ZipBooks. Svaki program za proračunske tablice može vam pomoći kategorizirati druge mjere, kao što su stope uspješnosti programa, trendovi zaposlenika ili promjene u dinamici i projekcijama na lako razumljive načine. Mudro je ući u nekoliko mjeseci ili godina prošlih podataka, tako da možete vidjeti trendove u novim brojevima kako ih unosite. Ako ste u nedoumici, konzultirajte računovođu ili stručnjaka za unos podataka za jednokratnu pomoć ili kao redoviti podrška u održavanju točnih podataka za vašu tvrtku.
