Tijekom poslovnog mjeseca tvrtke računovođe unose nekoliko unosa u računovodstveni sustav. Neke od tih stavki pojavljuju se kao unosi u knjizi nazvani "unosi u dnevnik", koji se unose izravno u glavnu knjigu. Neki od tih unosa, kada su uneseni u jednom mjesecu, moraju se poništiti u sljedećem mjesecu kako bi se račun raščistio. Područje na koje se ovo odnosi je mjesečno razgraničenje.
Povratak unosa
Stavka koja zahtijeva poništenje uključuje iznose koji su uneseni u računovodstveni sustav za raspodjelu troškova u dva obračunska razdoblja. Na primjer, ako je račun za plaćanje zajma samo za kamatu dospio svakog mjeseca 15., samo se polovica upisa odnosi na tekući mjesec, dok se druga polovica unosa odnosi na sljedeći mjesec. Kako bi prihvatio ovu transakciju, računovođa bi trošio polovicu iznosa u tekućem mjesecu i izvršio ispravak za drugu polovicu iznosa. Početkom sljedećeg mjeseca računovođa će morati poništiti unos kako bi izbrisao račun. Prednost korištenja poništenih stavki je da omogućuje knjigovođu da odražava troškove u razdoblju u kojem se pojavljuju.
Obračunate
Računovođe kreiraju unose za stavke rashoda koje nisu primljene. Na primjer, ako ste klijentu naplatili 500 USD, ali morate platiti 100 USD za dovršetak posla za tu dostavnicu i niste primili račun dobavljača, morate ga prikupiti. Svrha je osigurati da se za ostvareni prihod evidentiraju i troškovi. Za mjesec kada ste klijentu naplatili $ 500, za dobavljača biste ostvarili trošak od 100 USD, što zahtijeva poništavanje unosa u sljedećem mjesecu. Međutim, kada prikupljate i poništavate unose, ne možete zaboraviti unos za poništavanje ili će vaš račun troška biti precijenjen. Nedostatak korištenja unosa unatrag je mogućnost da ćete ih zaboraviti.
Dvostruki rad
Zahtjevi za poništavanjem unosa zahtijevaju sustav za njihovo praćenje kako bi se osiguralo njihovo uspješno izvršavanje. Bez praćenja unosa unatrag u proračunskoj tablici, nećete znati što preusmjeriti u sljedećem razdoblju. Računovodstveni sustavi koji zahtijevaju ručno upisivanje unosa unazad zahtijevaju od računovođe da radi dvostruko. Za svaki unos koji zahtijeva poništenje u narednom razdoblju, računovođa mora napraviti dva unosa, po jedan u svakom razdoblju. To može biti težak zadatak i zahtijeva praćenje bilo kakvih pogrešaka, jer iznosi uneseni u jednom razdoblju i poništeni u sljedećem moraju biti jednaki za poništavanje.
Precijenjeni ili precijenjeni računi
Još jedna mana korištenja unosa unosa je da pogreške mogu precijeniti ili podcijeniti račun. Dok razgraničenja omogućuju računovođi da ispravno prati nastale, ali ne i primljene prihode ili rashode, zaboravljajući poništiti unos može završiti u precijenjenom ili podcijenjenom iznosu na računu, jer bi poništeni unos bio odsutan.
Više unosa, više pogrešaka
Korištenje unosa unazad udvostručuje rad računovođe, a mogućnost za pogreške se povećava kada se ručni rad poveća. Sustav koji omogućuje automatsko poništavanje prikupljenih unosa može biti najučinkovitiji, jer se izvorni unos mora izvršiti samo jednom. Iako bi računovođa još uvijek pregledao unose koji se poništavaju, ne bi trebala udvostručiti svoj rad.
