Računovodstvene politike i procedure nisu jedna te ista stvar, iako radnici u uredu često zbunjuju to dvoje. Računovodstvene politike predstavljaju smjernice ili pravila koja definiraju što računovodstveni odjel očekuje u određenoj situaciji. Stvaranjem politika, računovodstveni odjel osigurava da se pravila i standardi poduzeća održavaju i poštuju na konzistentan način od strane svih pogođenih. Postupak predstavlja stranu jednadžbe definiranjem pojedinačnih koraka koji osiguravaju održavanje računovodstvenih politika tvrtke i uspostavu unutarnjih kontrola.
Definiranje pravila
Prilikom izrade priručnika o računovodstvenoj politici i procedurama koje koriste računovođe i drugi u tvrtki, prvo morate definirati svako pravilo ili smjernicu kao pojedinačnu politiku koju želite da ljudi slijede. Ne miješajte pravila zajedno, jer je previše zbunjujuća. Računovodstveni odjeli kreiraju politiku novčanog tijeka, politike povrata putovanja, polica gotovog novca, politike koje se plaćaju ili politike naplate, samo da navedemo samo neke. Politika bi trebala definirati pravilo - poznato kao što - i uključiti tko ga se mora pridržavati i zašto ga treba poštivati. Politike i postupci vode se kao posebni dokumenti.
Napišite pregled
Svako pravilo mora sadržavati pregled ili sažetak smjernice ili pravila. Pregled je na prvom mjestu, s detaljnim informacijama koje uključuju specifičnosti. Na primjer, računovodstveni odjel može imati politiku blagajničkog fonda koja detaljno opisuje koliko će novca biti na raspolaganju za sitnu novčanu jedinicu, vrstu kupnje koju pokriva i naslov osobe koja je odgovorna za to da se održava ispravno. Politika ne navodi imena ljudi, već naslov ili položaj u tvrtki odgovorna za to.
Objasnite procedure
Postupci su korak-po-korak proces kojim se pojedinci pridržavaju politike tvrtke.Na primjer, računovodstveni odjel može odrediti politiku novčanog toka koja određuje koliko bi operativnog novca trebalo biti dostupno u svakom trenutku i što se mora dogoditi ako nije dostupno. Ali kako bi se osiguralo održavanje politike, netko u računovodstvenom odjelu mora dovršiti usklađivanje bankovnog računa. Proces usklađivanja banaka sadrži detaljne korake za usklađivanje banaka kako bi se osiguralo poštivanje politike novčanog tijeka. Da biste napisali postupak, opišite svaki korak koji se mora dogoditi, uključujući naslove ljudi koji završe svaki korak i što se događa u sljedećim koracima.
Broj koraka
Napišite postupke redoslijedom kojim se moraju pojaviti koraci. Primjerice, koristeći se procesom usklađivanja banaka, počnite s prvim stvarima koje se trebaju dogoditi, kao što su: bankovni izvještaji trebaju se dati neotvoreni upravitelju računovodstva. Uključite korake koje voditelj računovodstva mora provesti prije nego što stvarni posao usklađivanja proslijedi nekom drugom u računovodstvu. To može uključivati stvari kao što su brzi pregled za nedosljednosti provjera, imena primatelja i drugo.
Priručnik o politici i postupku
Uključite popis naslova u računovodstvenom odjelu s kratkim opisom dužnosti koje svako pojedino radno mjesto u tvrtki obavlja na početku priručnika o politici i procedurama. To pomaže u stvaranju unutarnjih kontrola i osigurava razdvajanje dužnosti. Napišite pravila na pojedinačnim stranicama, stvarajući novu stranicu ili skup stranica za svako pravilo. Svaka politika dobiva vlastiti naslov i naslov u sadržaju kako bi ih ljudi lakše pregledali. Nakon smjernica uključite sve postupke na svojim stranicama kao sigurnosnu kopiju. Sadržaj može sadržavati "Politiku novčanog tijeka", kao glavni naslov s podnaslovima i njihovim vlastitim stranicama koje uključuju "Bankovna usklađenost", "Usklađivanje bankovnog računa glavne knjige" ili bilo koje druge postupke koji se primjenjuju na tu određenu politiku.
