Kako napisati standardni operativni postupak. Standardni operativni postupak ili "SOP" je dokument koji sadrži upute o tome kako izvršiti zadatak. Osigurava sigurno obavljanje rutinskih poslova u skladu s važećim propisima. Autoritativni Standardni operativni postupak možete napisati slijedeći ove korake.
Zamolite zaposlenike koji koriste SOP za njihov unos o tome kako posao treba obaviti. Očekujte da će dokument proći kroz nekoliko nacrta prije nego što se može generirati konačni dokument. Neka sami zaposlenici pregledaju nacrte za dodatne prijedloge.
Pripremite prvi nacrt. Ovaj nacrt treba zacrtati sve potrebne korake u postupku. Odredite je li bilo koji veliki korak moguće podijeliti na manje korake. Napravite jednostavan dijagram tijeka koji će poslužiti kao vrijedan prvi nacrt.
Napišite prvu stranicu, uključujući kratki uvod koji daje pregled cijelog posla. Na taj način zaposlenici koji normalno čitaju i izvode jedan korak moraju pregledati posao od početka do kraja prije početka.
Pripremite zaglavlje na prvoj stranici. Mora sadržavati naziv tvrtke i logotip poslovne jedinice, naziv dokumenta, datum izrade i određeni broj dokumenta koji mu je dodijelio osoblje za kontrolu dokumenata. Također uključite broj izdanja generiran kontrolom promjena.
Napravite tablicu izravno u zaglavlju pod nazivom "Povijest izmjena i odobrenja". Uključite stupce za datum izdavanja SOP-a, opis promjena i potpisa za pokretača SOP-a, voditelja odjela i voditelja kontrole kvalitete. Opis promjena treba ukratko sažeti sve izmjene SOP-a od njegovog nastanka. Svaku reviziju mora potpisati njezin inicijator.
Započnite drugu stranicu sa svrhom SOP-a. Uključite njen opseg, sadržaj dokumenta, definicije pojmova ili kratica korištenih u SOP-u, odgovornosti osoblja uključenog u postupak i reference na dokumente na koje se SOP oslanjao, kao što su trgovinski standardi.
Završite SOP opisom postupka u kratkim koracima. Koristite jednostavan jezik i izbjegavajte opisivanje više koraka u istoj rečenici. Nakon što je zadatak detaljno opisan, navedite dokument i potpisajte ga odgovarajuće regulatorno osoblje. Pošaljite SOP-u odjelu za kontrolu dokumenata i upravitelju odgovornom za provedbu postupka.
