Događaji su važni alati za tvrtke u različite svrhe; neke mogu biti interne i usredotočene na osoblje, dok su druge namijenjene marketingu. U svakom slučaju, ista vrsta planiranja ulazi u događaj i isti detalji moraju biti uzeti u obzir kako bi događaj bio uspješan. Događaji zahtijevaju pažljivo planiranje i pripremu. Slijedeći propisani sustav može pomoći da vaš događaj ide glatko.
Odredite svoj cilj za događaj. Ako planirate marketinški seminar, vaše odgovornosti će biti drugačije nego ako planirate tvrtku za roštilj. Pobrinite se da dobijete iznimno detaljne upute o tome što se očekuje; postoje praktične komponente kao što su broj ljudi koji dolaze i koliko je mjesto potrebno biti, i marketinški orijentirani čimbenici, kao što je, ako je događaj namijenjen privlačenju klijenata za tvrtku ili ako je to privlačna za menadžment ili drugo osoblje.
Izradite proračun. Netko mora platiti za događaj, a prije nego što počnete, trebat će vam odobrenje. Uzmite u obzir svoje vrijeme, dvoranu, bilo koju hranu ili dekoracije, zvučnike ili aktivnosti, kao i sva druga razmatranja koja smatrate potrebnima. Pripremite sve u organiziranom formatu i držite se kada se dogovarate.
Odredite dnevni red. Pripremite detaljan raspored i dodijelite odgovarajuće vrijeme za svaku aktivnost. Izgradite cjelovit program od početka do kraja, uz uvodne i završne napomene ako je potrebno.
Planirati logistiku. Iznajmite lokaciju, naručite hranu, unajmite govornika i ispišite pozivnice. Posjetite mjesto kako biste dobili konkretan pogled na raspored tako da možete zamisliti gdje će se postaviti hrana i kako urediti sjedala i stolove. Pokušajte se držati unutar svog proračuna, ali napravite izmjene po potrebi, uvijek provjeravajući s većim ovlastima prije donošenja bilo kakvih obveza.
Objavite događaj. Kako ćete to postići uvelike ovisi o vrsti događaja koji planirate. Za interni događaj vjerojatno će biti dovoljan e-mail tvrtke ili nekoliko plakata obješenih na pravim mjestima. Marketinški će događaj zahtijevati čitav marketinški plan, možda s oglasima i nekim izravnim marketingom kao pomagala.
Savjet
-
Koristite softverski program za praćenje planova; planiranje događaja zahtijeva izvrsne organizacijske sposobnosti. Dajte nadzorniku dnevna ili tjedna ažuriranja o vašem napretku kako bi bili svjesni što se događa.
Upozorenje
Ne pokušavajte prepuniti svoje pripreme previše blizu događaja. Dajte sebi vrijeme koje vam je potrebno za uspjeh.
