Alati za upravljanje projektima su uobičajeni uređaji za praćenje aktivnosti, rokova i resursa na projektu. Obično su to vizualni alati osmišljeni kako bi predstavili ciljeve i aktivnosti projekta - npr. Ganttove karte - ili odgovornosti onih koji rade na različitim fazama projekta, kao što su dijagrami za plivanje.
Pro: Organizacija
Alati za upravljanje projektima pomažu vam da budete organizirani od početka projekta. Identificirajući sve aktivnosti i njihovo trajanje, resurse i odgovorne ljude, nikada se ne morate pitati što učiniti ili tko je glavni. Pojedinosti je lakše pratiti jer su zapisani i označeni kada su dovršeni. Tijekom projekta bolja organizacija pomaže uštedjeti vrijeme i stres te izbjegava skremblovanje u posljednjem trenutku.
Pro: jednostavno dijeljeno
Alati za upravljanje projektima obično stvaraju jedan dokument koji služi kao „projekt na prvi pogled“. Ovaj projekt se lako dijeli sa svima koji rade na njegovim različitim komponentama. Svatko zna status aktivnosti koje mogu utjecati na njihov rad. Određeni softver omogućuje uređivanje otvorenog pristupa tako da svatko može vidjeti sve pojedinosti statusa projekta.
Con: Vrijeme ulaganja
Može se uložiti mnogo vremena u učenje i stvaranje inicijalnog alata za upravljanje projektom koji će biti odabran za projekt. Određeni su alati vrlo jednostavni za učenje, ali drugi mogu biti detaljni i tehnički. Svatko na projektu mora naučiti kako interpretirati alat; netko također mora biti odgovoran za učenje kako stvoriti alat. Ponekad učenje specijaliziranog softvera može potrajati sve dok se sam dokument ne kreira.
Con: Održavanje
Alati za upravljanje projektima korisni su samo ako se redovito ažuriraju. Početni plan je vrijedan, ali u stvarnosti projekti nikada ne idu prema planu. Kada dođe do promjena, kao što su novi zadaci ili kašnjenja, dokument mora biti ažuriran u skladu s tim. Netko mora biti odgovoran za ovaj redoviti zadatak.
