Tijekom većine poslovnih transakcija, od kupaca se očekuje plaćanje kada se roba kupi ili pružene usluge. Neke tvrtke omogućuju korisnicima da pošalju uplatu nakon činjenice, a drugi omogućuju kupcima plaćanje na rate tijekom vremena. To dobro radi većinu vremena, a malo poduzeća ima problema s velikim brojem neplaćenih kupaca. Međutim, kada dođe do problema s plaćanjem korisnika, tvrtke moraju poduzeti odgovarajuće korake kako bi primile uplatu. Jedan od prvih koraka je često pismo koje zahtijeva plaćanje.
Stavite svoje ime ili naziv tvrtke, adresu, podatke za kontakt kao što su telefonski broj i adresa e-pošte te datum u gornjem desnom kutu stranice. Umjesto pisanja podataka možete koristiti memorandum tvrtke centriran na vrhu stranice, ali na desnoj strani morate dodati datum.
Upišite ime klijenta, adresu i broj računa, ako je primjenjivo, šest redaka s vrha stranice, s lijeve strane.
Navedite iznos koji kupac duguje u prvom stavku. Započnite pismo s izjavom poput: "Ovo pismo zahtijeva plaćanje u iznosu od (prazno)." Recite klijentu datum kada je trebao poslati plaćanje.
Kažite klijentu datum do kojeg vam mora poslati uplatu. Navedite ako želite prihvatiti manju uplatu ili izraditi plan plaćanja.
Obavijestite kupca o posljedicama nastavka neplaćanja u drugom stavku. To uključuje naknade, povećanja kamatnih stopa, tužbe ili slanje računa agencijama za naplatu.
Zahvalite klijentu na njegovom poslu i na njegovoj pravovremenoj pozornosti na pitanje u zadnjem odlomku. Pozovite ga da Vas kontaktira s pitanjima. Upišite svoje puno ime i naziv posla na dnu stranice. Stavite svoj potpis iznad upisanog imena.
