Kao program za baze podataka, Microsoft Access ima brojne aplikacije u poslovnom svijetu. Upravitelji mogu koristiti Access kako bi stvorili bazu podataka zaposlenika, omogućujući im da pregledaju informacije o plaćama, demografske podatke i proračunske brojeve. Računovodstveni stručnjaci često koriste Access baze podataka, kao i za praćenje računa, pregled računa potraživanja i pratiti financije tvrtke. Kada se osnovne informacije unesu u pristupne tablice, računovođe mogu izraditi prilagođene upite i obrasce koji olakšavaju pronalaženje potrebnih informacija.
Zapišite popis polja koja želite uključiti u svoju računovodstvenu bazu podataka. Ovisno o vašim potrebama, ta polja mogu uključivati dospjele iznose, ime klijenta, datum dospijeća, uvjete i polje napomena za unos teksta slobodnog oblika.
Otvorite Microsoft Access i idite na odjeljak tablice. Odaberite opciju stvaranja nove tablice u dizajnerskom prikazu. Time se otvara mreža koja vam omogućuje da unesete ime za svako polje, kao i opis sadržaja tog polja.
Kliknite na padajući izbornik pored "Vrsta podataka" za svako polje u bazi podataka. Polja možete formatirati kao valutu, broj i tekst. Također možete koristiti polja datuma i vremena za stvari kao što su rokovi.
Pregledajte popis polja u vašoj bazi podataka i dodajte druge koje mislite da će vam trebati. Lakše je izgraditi sva polja koja su vam potrebna od samog početka nego vratiti se i dodati polja u bazu podataka koja već sadrži stotine ili tisuće zapisa.
Kliknite gumb "Spremi" da biste spremili tablicu. Upišite naziv tablice i kliknite "U redu".
Idite na odjeljak Obrasci prozora za pristup i odaberite opciju čarobnjaka za obrasce. Pomoću čarobnjaka za obrasce stvorite jednostavan obrazac za unos podataka na temelju polja u tablici. Taj obrazac za unos podataka možete upotrijebiti za dodavanje informacija u tablicu. Kada upisujete u obrazac za unos podataka, informacije se automatski prenose u temeljnu tablicu pristupa.
Pomaknite se u odjeljak upita i započnite s izradom upita koji će učiniti vašu računovodstvenu bazu korisnijom. Upotrijebite čarobnjak za upite kako biste izgradili početni upit i spremili ga, a zatim desnom tipkom miša kliknite upit i odaberite "Design View" kako biste napravili bilo kakve promjene ili postavili kriterije. Na primjer, možete izgraditi upit o datumu dospijeća i upisati "Između Unesite datum početka i Unesite datum završetka". To od korisnika traži da unese početni i završni datum kada izvodi upit. Ta vrsta upita može biti vrlo korisna za pregledavanje prošlih računa i praćenje potraživanja.
