Pisanje politike nabave može izgledati kao gubitak vremena, osobito u maloj tvrtki. No, imati formalne politike koje svi zaposlenici razumiju pomoći će osigurati da potrošite svoj operativni novac mudro. Kako rastete, pisane će politike postati presudne za vaš uspjeh. Napišite svoju politiku nabave s onima koji će je koristiti na umu. Ako nisu u stanju razumjeti politiku, ili ako je proces previše kompliciran ili nezgrapan, zaposlenici će postati frustrirani i vjerojatnije će napraviti greške ili namjerno ignorirati politiku kako bi obavili posao.
Odlučite tko će imati ovlasti za kupnju u ime tvrtke. Odredite ograničenja autoriteta za nabavu i odredite tko će odobriti kupnju preko tih ograničenja.
Napišite smjernice za odabir dobavljača. Odredite kako će proces ponude funkcionirati i koliko ponuda mora biti dobiveno za svaku priliku. Objasnite sve kriterije koje bi kupci trebali koristiti za procjenu ponuda. Kriteriji mogu uključivati cijenu, kvalitetu, osiguranje, duljinu rada dobavljača i još mnogo toga.
Navedite okolnosti pod kojima zaposlenici mogu sklopiti ugovor. Objasnite postupak odobrenja ugovora i dodijelite ovlaštenje za potpisivanje ugovora. Postavite maksimalno ograničenje ugovora. Procijeniti koliko često se moraju ocjenjivati ugovori o redovnim uslugama.
Postavite pravila o prihvaćanju darova i obroka od dobavljača. Neke tvrtke dopuštaju obroke, ali ne i darove, dok druge tvrtke dopuštaju darove do određene vrijednosti u dolarima. Neke tvrtke dopuštaju grupne darove, ali ne i osobne darove, a neke zabranjuju da prodavatelj u potpunosti daruje.
Izraditi politiku sukoba interesa. Neke tvrtke zabranjuju zaposlenicima da kupuju od dobavljača u kojima imaju interes: drugi proširuju zabranu na tvrtke u kojima bliski prijatelj ili član obitelji posjeduje interes. Drugi pak ne primjenjuju takva ograničenja.
Uspostavite smjernice o povjerljivosti. Odredite koje se vrste informacija smatraju povjerljivima i odredite vremenski period tijekom kojeg je zaposlenicima koji posjeduju te informacije zabranjeno njegovo objavljivanje.
Objasnite svoj sustav naručivanja. Dajte upute o pisanju i izdavanju naloga za kupnju. Ako vam računalni sustav omogućuje postavljanje minimalne razine zaliha i kupnju upozorenja kada se dostignu te razine, objasnite kako to učiniti. Ako vaše poduzeće skladišti robu pomoću šifriranja ili drugog računalnog sustava, pružite upute o promjeni postojećih proizvoda i postavljanju novih.
Dokumentirajte politiku koju će drugi zaposlenici, kao što je osoblje primatelja, koristiti kako bi agenti nabave bili svjesni nestalih, oštećenih ili netočnih pošiljki.
Savjet
-
Možda ćete željeti da odvjetnik pregleda bilo koji ugovorni dokument prije nego ga potpišete.
Ispis politike na papiru s logotipom.
Upozorenje
Društva kojima se javno trguje obično imaju strogu politiku sukoba interesa. Posavjetujte se s odvjetnikom ako pišete politiku nabave za javno poduzeće.
