Racionalizacija postupka nabave zahtijeva stvaranje specifičnih koraka kupnje kako bi se smanjilo vrijeme između trenutka kada osoba zatraži stavku i kada je primi. Na temelju trenutačnog procesa kupnje, možete pojednostaviti svoj sustav promjenom tko je uključen, odobravanjem više ovlaštenja za kupnju i uspostavljanjem posebnih pravila dobavljača.
Prepoznajte slabosti
Prvi korak u pojednostavljenju postupka nabave je utvrđivanje zašto to želite učiniti. Možda trošite previše sredstava. Vaši zaposlenici mogu biti manje produktivni jer moraju čekati opremu koja im je potrebna. Vaši klijenti mogu biti nezadovoljni jer ne možete dobiti materijale dovoljno brzo da biste ispunili narudžbe. Vaši oblici ili čak nedostatak učinkovite papirologije mogu uzrokovati uska grla. Kada saznate koji su problemi s kupnjom, možete pregledati svoj postupak da biste vidjeli što bi moglo uzrokovati problem.
Centralizirajte ili decentralizirajte
Jedan od načina za pojednostavljenje procesa kupnje je centralizacija s jednom osobom ili odjelom. Umjesto da član osoblja ode do voditelja odjela, koji zatim odlazi do glavnog operativnog direktora, koji zatim odlazi kod upravitelja financija, dopušta zaposlenicima da izravno podnose zahtjeve jednom agentu za nabavu. To može smanjiti vrijeme potrebno za odobrenje kupnje jer je jedna osoba odgovorna za vremenski okvir.
Međutim, ako već imate tu vrstu centraliziranog procesa kupnje, to bi mogao biti vaš problem. To se može dogoditi kada je agent nabave preplavljen zahtjevima koje ima za istraživanje. Ako je to slučaj, razmislite o tome da voditelji odjela najprije odobre kupovinu, a zatim ih predaju financijskom odjelu. Da biste na najbolji način iskoristili ovu vrstu sustava, izradite datum “do” za sve vaše obrasce kako biste osigurali da svi uključeni znaju kada je narudžba dospjela i znaju da će biti odgovorni.
Povećajte tijelo za nabavu
Još jedna metoda za racionalizaciju nabave je da se više zaposlenika ovlasti za kupnju. To može dovesti do prekoračenja troškova ako ne postavljate određene parametre, kao što su roba i usluge koje određeni zaposlenik može kupiti, ograničenje na količinu kupljenih proizvoda i koje dobavljače može koristiti. Razmislite o tome da zaposlenicima dopustite ovlasti za manje kupnje, posebno one redovite koje se obično odobravaju, kao što je uredski materijal. Ako možete kontrolirati korištenje kreditnih kartica tvrtke od strane pojedinih zaposlenika, izdajte kartice članovima osoblja s autoritetom za kupnju, dopuštajući im da vrše kupnju putem interneta, opeke i minobacača ili telefona, a da ne moraju tražiti ček ili kreditnu karticu od računovodstva. Izradite stroga pravila tvrtke za korištenje kreditnih kartica tvrtke.
Prethodno odobriti dobavljače
Ako članovi osoblja trebaju istraživati i potvrđivati dobavljače svaki put kada naprave kupnju, izradite popis odobrenih dobavljača koje mogu koristiti. Na taj način osiguravate rad s dobavljačima koje poznajete i možete stvoriti kupnju volumena koji može dovesti do popusta za dobavljače. Postavite sustav nabave s odobrenim dobavljačima kako ne bi trebali pokrenuti izvješće o kreditima svaki put kada neki zaposlenik napravi kupnju. Dajte dobavljačima popis zaposlenika koji mogu obaviti kupnju ili upotrijebiti kod kupnje tvrtke koju dajete odabranim zaposlenicima. Zahtjev za obrazac prijedloga ili predložak koji vaši zaposlenici mogu koristiti kada trebaju dobiti više ponuda na poslu pojednostavit će postupak uklanjanjem potrebe da članovi osoblja izrađuju dokumente za ponude.
Poboljšajte zakazivanje kupnje
Ako znate unaprijed trebate kupiti određenu robu i potrošni materijal, zakazajte ove kupnje tijekom sporih vremena u Vašoj tvrtki, unaprijed. To može pomoći u smanjenju gubitaka kupnje u moru papirologije, što zahtijeva upite na razini odjela i ubrzane zahtjeve. Neka vaši voditelji odjela podnose kvartalne zahtjeve za kupnju, uključujući datume isporuke, i neka vaš agent za nabavu izradi kalendar za kupnju.
