Tvrtke često koriste kompjutorizirani računovodstveni sustav za obradu i održavanje računovodstvenih transakcija i evidencija. Sustav apsorbira i pohranjuje ove podatke pomoću modula kao što su obveze prema računima, potraživanja od kupaca, probna bilanca i obračun plaća. Kompjuterizirani računovodstveni sustav je ili posebno dizajniran za određenu tvrtku ili je kupljen od treće strane (npr. Timberline ili MAS 200). Računalni sustav računovodstva vrijedan je alat za mnoge tvrtke.
Ubrzati
Sustav brzo obrađuje podatke. Nakon što se podaci unesu u odgovarajući modul, kao što su plaće ili obveze prema dobavljačima, sustav ih odmah obrađuje i pohranjuje.
Automatska generacija
Većina kompjutoriziranih računovodstvenih sustava ima značajke kao što su unos narudžbi i generiranje povezanih računa. Poslodavac može stvoriti račune za svoje klijente, pohraniti njihova imena, adrese, naloge i račune onoliko dugo koliko je potrebno. Kompjuterizirani sustav također omogućava poslodavcu da sastavlja i ispisuje izvještaje o računu. Nadalje, mnogi računovodstveni sustavi imaju značajku obračuna plaće, koja omogućuje potpunu obradu plaća, uključujući generiranje i ispis čekova i izvješća.
pravovremenost
Poslodavac je u mogućnosti ispisati i ispisati narudžbe kupaca, fakture i sve ostale računovodstvene transakcije prema potrebi. On također može lako pronaći podatke o plaćama zaposlenika, kao što su trenutna adresa i iznos plaće, a da ne moraju pretraživati arhive za pronalaženje datoteka osoblja.
Ručna obrada za iskorjenjivanje
Kompjutorizirani računovodstveni sustav eliminira ručnu obradu. Potonje uključuje obradu i bilježenje prihoda, troškova, dobiti, gubitaka i pomirenja tvrtke rukom, stvarajući mnogo prostora za pogreške. Transakcije na plaće i porezne transakcije poduzeća također se bilježe ručno. Uz kompjutorizirani računovodstveni sustav, poslodavac ima lakši proces vođenja evidencije i uravnoteženja.
Motivacija osoblja
Kompjuterizirani računovodstveni sustav često zahtijeva od osoblja da prođu obuku kako bi naučili nove vještine, što ih čini motiviranima. Nadalje, poslodavac može trenirati vanjske suradnike predstavniku softverske tvrtke, stvarajući manji pritisak na članove osoblja da sami upravljaju obukom.
Pojednostavljuje revizije
Ako savezna ili državna vlada odluči reviziju tvrtke, kompjutorizirani računovodstveni sustav pojednostavljuje proces. Normalno, prije revizije, revizor obavještava poslodavca poštom o posebnim dokumentima potrebnim za reviziju. Ovisno o prirodi revizije, dokumenti mogu uključivati porezne izjave, registre plaća i kontni plan.
Kompjuterizirani računovodstveni sustav može pohraniti mnogo godina informacija. Ako revizija to zahtijeva, poslodavac može pristupiti informacijama iz mnogih godina. Ako, tijekom revizije, revizor spontano zatraži računovodstveni dokument, poslodavac ga može brzo dohvatiti iz sustava umjesto da pretražuje kutije za pohranu kako bi pronašao tiskane primjerke.
Smanjuje pronevjeru
Kompjuterizirani računovodstveni softver otežava zaposlenicima da ukradu novac od tvrtke. Na primjer, ako zaposleni u platnoj listi pokuša platiti više od dopuštenog iznosa, njezina će krađa najvjerojatnije biti otkrivena jer računovodstveni sustav pohranjuje sve spremljene transakcije.
