Otišli su dani kada su računovođe koristili knjige knjiga i oštru olovku za snimanje računovodstvenih unosa. Kompjuterizirano računovodstvo postalo je uobičajena pojava u mnogim tvrtkama, od Fortune 100 tvrtki sve do jedne osobe solopreneur tvrtke.
Zbog interneta i dostupnosti i on-line i desktop-baziranih sustava, trošak računovodstvenog softvera je pao, a neki dobavljači nude čak i skraćene online knjigovodstvene sustave bez ikakvih troškova. Iako ovi sustavi mogu imati neka ograničenja, kao što je nemogućnost praćenja inventara, oni obično pružaju dovoljno funkcionalnosti za manje tvrtke ili tvrtke koje se temelje na uslugama, kao što su konzultantske i druge tvrtke povezane s uslugama.
Što je kompjutorizirani računovodstveni sustav?
Kompjuterizirani računovodstveni sustav sastoji se od softvera dizajniranog za praćenje svih računovodstvenih transakcija vaše tvrtke, s ciljem izrade financijskih rezultata za mjesečna izvješća, godišnje financijske izvještaje, informacije o poreznim prijavama i druge konfiguracije izvješća koje se koriste za analizu poslovanja vaše tvrtke, učinkovitost i profitabilnost.
Dok besplatni ili jeftini online softverski sustavi ne nude mnogo prilagodljivosti vašem specifičnom poslovanju, veće tvrtke često koriste softverski softverski paket računovodstvenog sustava koji je instaliran na glavnim računalnim poslužiteljima tvrtke i dostupan je za nekoliko korisnika.
Ova vrsta kompjutoriziranog računovodstvenog softvera često dolazi s velikim stupnjem prilagodljivosti. Tvrtke mogu imati softver dizajniran za smještaj više valuta, poslovnih subjekata koji se nalaze u različitim dijelovima svijeta i podružnica tvrtke koja prodaje različite skupove proizvoda. Također, može se prilagoditi za izradu niza financijskih izvješća koja izračunavaju ključne pokazatelje izvedbe posebno prilagođene industrijskim i operativnim mjerilima tvrtke.
Tko koristi kompjuterizirane računovodstvene sustave?
Čini se da gotovo svatko u poslu može koristiti kompjutorizirani računovodstveni sustav ovih dana zbog raznolikosti rješenja koja su dostupna kako bi odgovarala potrebama gotovo svake veličine i vrste tvrtke. Na primjer, vrlo popularan računovodstveni softver, QuickBooks, već niz godina koristi niz tvrtki od malih do srednjih. Tvrtka nudi i online i desktop verzije svog softvera, a softver prilagođava pristojnu količinu prilagodbe po prilično ekonomičnoj cijeni.
Postavljanje sustava
Rad na uspostavljanju kompjutoriziranog sustava računovodstvenog softvera varira ovisno o veličini i strukturi vašeg poslovanja. Na primjer, ako radite kao konzultant bez zaposlenika, možda ćete odmah moći početi koristiti online računovodstveni softver kako biste zabilježili svoje potrošene sate po klijentu, pohranili sve podatke o klijentima i podatke o adresi, izradili račune i zabilježili isplate od vaših klijenata.
Ako klijentima dopuštate plaćanje u roku od 30 dana, na primjer, gotovi računovodstveni softver ima ugrađen račun računa potraživanja, što vam omogućuje snimanje transakcija, a zatim pregled svih nepodmirenih plaćanja od kupaca, zajedno s datumom izdali ste dostavnicu kako biste mogli vidjeti starost nepodmirenih dostavnica.
Za tvrtku s složenijim operacijama, većina softvera vam omogućuje da napravite kontni plan s kodovima računa i kategorijama koje su jedinstvene za vašu tvrtku i vrstu poslovanja. To vam može pomoći pri čuvanju podataka kada su snimljeni zapisi za određene poslovne jedinice ili odjele, na primjer. To bi također omogućilo generiranje skupa financijskih izvješća ili izvješća kako biste pogledali profitabilnost vaše tvrtke po jedinici ili odjelu, ovisno o tome kako ste dizajnirali sustav.
Računovodstvo gotovog novca u odnosu na obračunsko računovodstvo u sustavu
Računovodstvene transakcije možete bilježiti na gotovinskoj ili obračunskoj osnovi u većini računovodstvenih programa. Jednostavno rečeno, glavna razlika između sustava novčanog i obračunskog računovodstva leži u prisutnosti potraživanja i obveza prema dobavljačima. Računovodstvo gotovog novca i obračunskog računovodstva razlikuje se ovisno o tome kako bilježite vrijeme vaših novčanih primitaka od prodaje i novca utrošenog za plaćanje troškova.
Kada plaćate za stvari ili plaćate u gotovini, prodaja i troškovi se bilježe u realnom vremenu. Kada koristite obračunsko računovodstvo, zabilježite prodaju kada zaradite, a izdaci kada ih napravite, čak i ako još niste primili prihod od prodaje ili još niste platili trošak. Na primjer, u računovodstvenom sustavu na obračunskoj osnovi, svaki mjesec biste upisivali novac za prikupljanje polica osiguranja koje trebate platiti na kraju godine. Upis bi se zabilježio u računu imovine nazvanom prepaid insurance. Transakciju biste zabilježili kao da je novac već potrošen smanjenjem salda gotovinskog računa vaše tvrtke i odgovarajuće povećanje mjesečnog salda vašeg računa za plaćanje unaprijed.
Jesu li porezne prijave gotovinski ili na načelu razgraničenja?
Dobri razlozi za korištenje računovodstvenog softvera uključuju funkcije prikupljanja podataka i izvješćivanja. Kada dođe vrijeme za porez, softver vam olakšava prikupljanje podataka o prihodima i troškovima kako biste točno i učinkovito dovršili savezne i državne porezne prijave vaše tvrtke.
Računovodstveni podaci koje koristite za popunjavanje porezne prijave mogu biti na novčanom ili obračunskom načelu, ovisno o veličini vaše tvrtke i načinu obračuna koji ste odabrali. IRS ima određena pravila koja će vam pomoći da odlučite da li novac ili obračunsko računovodstvo najbolje odgovara vašem poslovanju.
Na primjer, ako vaša tvrtka zarađuje manje od milijun dolara prihoda svake godine, možete koristiti gotovinski način računovodstva. Ako imate inventar ipak, IRS ne zahtijevaju od vas da koristite obračunskoj osnovi računovodstvo za inventara dio vašeg poslovanja posebno. Uz nekoliko iznimaka, ako je vaša tvrtka C korporacija, IRS zahtijeva od vas da koristite računovodstvo na obračunskoj osnovi kako biste prijavili poreznu prijavu na obračunskoj osnovi.
Kada vaša tvrtka pošalje prvu poreznu prijavu, odabrat ćete metodu gotovine ili razgraničenja. Porezna uprava zahtijeva od vas da odaberete metodu koja daje najkompletniji i najprecizniji prikaz prihoda i troškova vaše tvrtke. Također zahtijeva da koristite istu metodu iz godine u godinu. Inače, postaje vrlo teško ako IRS treba usporediti vaše trenutne podatke s vašim povijesnim osobama. Ako odlučite promijeniti način obračuna, morate koristiti obrazac 3115 IRS-a da biste zatražili dopuštenje.
Funkcionalnost sustava
Kompjuterizirani računovodstveni softver može biti golih kostiju, pruža osnove knjigovodstva, ili možete koristiti potpuno razvijeno softversko rješenje koje nudi ne samo vođenje knjigovodstva, već i upravljanje zalihama, praćenje distribucije, praćenje proizvodnje i praćenje u tijeku, upravljanje odnosima s klijentima, upravljanje vremenom i projektima i drugo.
Zbog kontinuirane evolucije softvera, računovodstveni paketi mogu učiniti više svakodnevnih transakcijskih zadataka i osloboditi vas da radite dodatnu vrijednost u vašem poslovanju.
Isplati se razmisliti o tome kako zamišljate rast vašeg poslovanja i provjerite je li vaš računovodstveni softver prilagodljiv, što znači da može primiti dodatne račune, dodatne poslovne jedinice i može upravljati većim brojem jedinica inventara ili vezati barkod treće strane između ostalog. Ako, primjerice, upravljate maloprodajnom trgovinom, transakcije blagajne možete automatski zabilježiti u računovodstveni softver ovisno o odabranom sustavu, pomoću skenera barkoda i kodiranih oznaka proizvoda za unos podataka u vaš sustav.
Računovodstveni softver profesionalci
Korištenje računovodstvenog softvera nudi vašoj tvrtki nekoliko prednosti. Prije svega, struktura i disciplina kompjuteriziranog računovodstvenog sustava osiguravaju da vaša tvrtka može proizvesti točne financijske izvještaje. To je osobito važno ako to poduzeće mora pružiti za vanjsku uporabu, kao što je bankovno financiranje, ili ako trebate prezentirati svoja financijska izvješća u skladu s opće prihvaćenim računovodstvenim načelima (GAAP).
Računovodstveni softver može uštedjeti vrijeme, pogotovo ako želite stvoriti proračun ili prognozu. Vi samo trebate generirati izvješće o svojim povijesnim podacima i projicirati ga naprijed s nekoliko izmjena kako biste izradili proračun ili prognozu za sljedeću godinu.
Također možete pojednostaviti i povećati učinkovitost cjelokupnog računovodstvenog procesa, pogotovo ako možete preusmjeriti administrativne zaposlenike da pomognu oko nekih rutinskih knjigovodstvenih zadataka, kao što je, primjerice, unošenje računa u vaš platni sustav.
Kada generirate račune tvrtke, vaš računovodstveni softver automatski dodaje iznose na stanje računa potraživanja vaše tvrtke. Sva ova funkcionalnost koja radi zajedno u istom računovodstvenom softveru smanjuje pogreške i pomaže vam osigurati da ne dopustite da bilo koja transakcija prođe kroz pukotine.
Software Cons
Postoji nekoliko nedostataka za korištenje kompjutoriziranih računovodstvenih sustava, iako oni imaju više smisla nego držati knjige s papirnom knjigom i olovkom. Kada shvatite potencijalne nedostatke, možete poduzeti korake kako biste bili sigurni da ta pitanja ne postanu problem u Vašem poslovanju. Računovodstveni sustavi mogu biti složeni i donekle teški za osoblje. Barebones računovodstveni paket svibanj biti samo pravo ako vi ili vaše osoblje nema želju ili zahtjev za razumijevanje nijanse i detalj računovodstva.
Ako imate više osnovano poduzeće ili složeniju strukturu koja uključuje inventar, nedovršenu proizvodnju, nekoliko poslovnih subjekata i transakcije unutar tvrtke, na primjer, vaša će tvrtka zahtijevati mnogo složeniji računovodstveni sustav zajedno s visoko obučenim osoblje koje će njime upravljati.
Možete imati tekuće troškove za računovodstveni sustav. Ako, primjerice, odaberete online verziju programa QuickBooks, imate mjesečnu naknadu u tijeku. Veći softverski paketi, posebno oni instalirani na poslužitelju vaše tvrtke, često naplaćuju licence. Na primjer, recimo da vaša tvrtka ima 10 osoba koje trebaju pristup vašem računovodstvenom sustavu. Davatelj softvera može vam naplatiti jednokratnu, godišnju ili mjesečnu naknadu za svaku korisničku licencu uz osnovni trošak kupnje softvera.
Kao i kod bilo kojeg softvera za bilo koju svrhu, programeri stalno poboljšavaju i ažuriraju softver tako da se može razvijati s promjenama u računalstvu ili promjenama u polju. Zbog toga, očekujte povremene zastoje, pogotovo ako koristite softver temeljen na mreži, i redovite sigurnosne kopije podataka čine važnim dijelom vašeg računovodstvenog sustava.
Učiniti vaše istraživanje pri odabiru pravo kompjuterizirani računovodstveni softver za svoju tvrtku. Nije zabavno kada obavljate sav posao za implementaciju softvera i učitavanje vaših podataka, samo da biste nakon godinu ili dvije pronašli da odabrani softver ima premalo značajki i ne može zadovoljiti vaše rastuće poslovanje ili ima previše značajki što ga čini složenijim nego što treba.
Korisnički servis je još jedan ključni element, stoga odaberite tvrtku koja vam može pružiti, po mogućnosti, 24/7 podršku i živu osobu za razgovor, a ne samo on-line bazu znanja. Također imajte na umu da ako koristite računovodstveni sustav temeljen na oblaku, osjetljive financijske informacije mogu biti izložene hakerima na mreži, stoga poduzmite korake kako biste osigurali internetsku vezu i podatke vaše tvrtke.
Nadogradnja sustava
Ako ste pokrenuli Vaše poslovanje off koristeći uparili-dolje računovodstveni softver, ili čak i priručnik knjigovodstvenog sustava, u nekom trenutku možda odlučite da nadogradite vaše računalno računovodstvo kako bi vaše poslovanje na sljedeću razinu. Da bi tranzicija bila bezbolna i postavila vašu tvrtku za uspjeh u računovodstvu, prije nego što napravite prijelaz na novi računovodstveni softverski paket, trebate napraviti neke pripreme.
Počnite s čišćenjem svojih povijesnih podataka, jer ako imate računovodstvene informacije koje sadrže netočne, pogrešno unesene ili nepotpune podatke, te će se pogreške prenijeti na vaš novi sustav i otežat će vam imati integritet u knjigama.
Prijeđite na novi sustav krajem godine ili barem na kraju četvrtine, tako da možete imati čist datum završetka. To će vam pomoći u budućnosti kada se morate osvrnuti na određene povijesne transakcije. Zatim, pogledajte preko računa vaše tvrtke za bilo kakve pogreške i dodajte nove račune prema potrebi. Pregledajte popis klijenata, popis dobavljača, popis zaposlenika i sve druge popise koji se nalaze u vašem računovodstvenom softveru koji mogu uključivati stare, neiskorištene račune ili duple unose.
Neka vaš računovođa pregleda svaki račun glavne knjige u probnoj bilanci vaše tvrtke kako biste provjerili je li stanje na računu doista točno. Vaš novi sustav možda neće moći prihvatiti pojedinosti iza tih transakcija, što znači da ako prenesete saldo računa koji sadrži pogreške, nećete imati nikakvih informacija u novom sustavu kako biste riješili pogreške ili netočnosti. Konačno, posavjetujte se sa svojim računovođom ili CPA-om da biste vidjeli može li pregledati postavke vašeg sustava i preporučiti bilo kakve izmjene koje mogu pojednostaviti ili dodati učinkovitost vašem računovodstvenom tijeku rada.
