Ručni sustav obračuna plaća obavlja se isključivo ručno, dok kompjutorizirani sustav plaća omogućuje tvrtki da obrađuje svoje plaće putem programa za obračun plaća. Ručni sustav može rezultirati pogreškama u plaćama i obično je spor, naporan proces. Kompjuterizirani sustavi nude brojne prednosti, uključujući povećanu točnost i brzinu.
Uvoz vremena
Mnogi poslodavci koriste sustav vremenskog mjerenja, kao što je vrijeme, kako bi pratili radno vrijeme zaposlenika. Ručni sustav zahtijeva ručno praćenje vremena zaposlenika, ali kompjutorizirani sustav plaća ima mogućnost automatskog prenošenja unosa zaposlenika iz sustava za mjerenje vremena u sustav obračuna plaća.Takav sustav može odvojiti redovito radno vrijeme od prekovremenog rada, iako zaposlenici povremeno moraju izvršiti prilagodbe.
Automatski izračuni
Kompjuterizirani sustavi za obračun plaća mogu zaokružiti radno vrijeme zaposlenika na segmente četvrt sata i precizno izračunati ukupan broj sati rada i biti plaćen, čime se štedi vrijeme utrošeno na ručne izračune. Ovi sustavi izračunavaju sve frekvencije plaćanja, kao što su tjedni, dvotjedni, polumjesečni i mjesečni, na temelju primljenih ulaznih podataka.
Kompjuterizirani sustav obračuna plaća automatski izračunava zakonske odbitke zaposlenika, kao što su porezi i nagrade za plaće, te dobrovoljne odbitke, kao što su pristojbe za parkiranje, doprinosi 401 (k) i medicinske naknade. Osoba plaća jednostavno unosi podatke na kojima se temelje odbitci, kao što je obrazac W-4 za federalni porez po odbitku poreza na dohodak.
Obrada platnih čekova
Ručni sustav obračuna plaća zahtijeva ispis plaća na pisaćem stroju ili ručno. Računalni sustav plaća ima mogućnost izravnog pologa, čime se štedi novac koji se troši na žive provjere i pomirenje. Osim toga, brzo se vrši kompjutorizirano ispisivanje plaća i isplata plaća, bez obzira na količinu.
Generiranje izvješća
Kompjuterizirani platni sustav generira izvješća o plaćama koja vam omogućuju dvostruku provjeru platnog spiska prije ispisa plaća ili isplate plaća. Američko ministarstvo rada zahtijeva od poslodavaca da zadrže evidenciju o plaćama najmanje tri godine. Kompjutorizirani sustav omogućuje tiskanje ispisnih registara koji se odnose na svako platno razdoblje, te pohranjuje informacije u sustav na neodređeno vrijeme.
Kompjuterizirani sustavi pomažu u osiguravanju usklađenosti poreza na plaće generiranjem poreznih izvješća, uključujući tromjesečne i godišnje obračune plaća i obrasce zaposlenika W-2. Ovi sustavi pružaju računovođama tvrtke podatke potrebne za upravljanje porezom na plaću i obveze usklađivanja plaća te ispis potrebnih izvješća. Nadalje, ovi sustavi prate dane za naknade, kao što su godišnji odmor i osobno vrijeme, koje se uzimaju i plaćaju.
