Tvrtke imaju dva glavna poslovna ciklusa: ciklus prihoda i ciklus rashoda. Obveze prema dobavljačima s punim ciklusom dio su većeg ciklusa nabave i izdataka. Sastoji se od cijeli niz potrebnih računovodstvenih aktivnosti potrebnih za dovršenje kupnje nakon što je narudžba postavljena i proizvoda ili usluge primljene. Cjelokupni ciklus obveza prema dobavljačima podrazumijeva usklađivanje dokumenata, odobravanje računa, izdavanje čekova i evidentiranje plaćanja.
Savjet
-
Obveze za plaćanje u punom ciklusu mogu se odnositi na cjelokupni proces primanja, potvrđivanja i plaćanja računa ili radno mjesto koje podrazumijeva odgovornost za cijeli proces.
Ciklus obveza prema računima
Tri glavna dokumenta uključena su u proces plaćanja: nalog za kupnju, izvješće o primitku i račun dobavljača.
- Kada je tvrtka spremna za kupnju, odjel za nabavu će poslati narudžbenica dobavljaču. Ovaj dokument detaljno opisuje traženu robu, cijenu i količinu. Nalog za kupnju pokreće dobavljača da pošalje robu.
- Nakon što tvrtka primi robu, odjel za primitak će ispuniti izvješće o primitku, Ovo izvješće dokumentira točnu robu sadržanu u pošiljci. Ako pošiljka sadrži oštećene predmete, zaposlenik je bilježi u izvješću.
- Dobavljač šalje račun dobavljača traženje plaćanja za izvršene proizvode ili usluge. Ovaj se dokument šalje na račune i aktivira postupak plaćanja.
Postupci prema dobavljačima
Uspostavlja se dobro vođena tvrtka za račune pažljivo definirane procedure voditi proces plaćanja prema računima, kako bi se spriječile pogreške i otkrile kada se dogode. Isti postupci mogu odvratiti i otkriti namjerno krivotvorenje i pružiti revizijski trag za kasniju uporabu u slučaju da odstupanje ne prođe neopaženo. Ti se postupci razlikuju između tvrtki i odjela, ali općenito slijede sličan obrazac:
- Nakon primitka računa dobavljača, tim za plaćanje plaća a trosmjerna podudarnost usporedbom podataka o narudžbenici s onima na izvješću o primanju i računu dobavljača, kako bi se osiguralo da su podaci dosljedni.
- Ako računi koji se plaćaju mogu provjeriti je li roba na računu dobavljača naručena i primljena od strane tvrtke, faktura je odobrena za obradu plaćanja. To se vrši putem vaučera, potpisa ili pečata.
- Ako postoje odstupanja - ako primljena količina ne odgovara naručenoj količini i fakturi, na primjer, ili ako proizvod nije točno kako je naručeno - potraživanja će pokušati pronaći izvor problema po potrebi s odjelom primatelja, prodavateljem ili krajnjim korisnikom koji je izdao narudžbu.
- U velikim poduzećima, stvarnu isplatu obrađuje odjel riznice. Međutim, obveza prema dobavljačima je izdavanje plaćanja u većini malih poduzeća. Nakon što se fakturira jamstvo, računi za plaćanje šalju potvrđenu dokumentaciju zajedno s čekom potpisniku tvrtke za provjeru.
- Nakon što potpisnik provjere odobri i potpiše, računi koji se plaćaju šalju ček i označava plaćeni račun u računovodstvenom sustavu.
Uloge naplate u cijelom ciklusu
Opisi poslova koji se plaćaju su također često označeni kao "puni ciklus". To znači da je plaća zaposlenika odgovorni za svaki dio procesa plaćanja, za razliku od specijalizacije u jednom ili više specifičnih područja. Potencijalne odgovornosti mogu uključivati trostruko usklađivanje, pregled točnosti izvješća o troškovima, primjenu popusta na plaćanje i izdavanje plaćanja dobavljačima.
Kada se ta mjesta oglašavaju, odjel za ljudske resurse ili rukovoditelj odgovoran za najam obično će pokušati izgraditi pitanja za intervjue koji se plaćaju na računima koji točno procjenjuju podnositeljevo poznavanje cijelog procesa i identificiraju sve slabosti ili područja neiskustva.
