Proračun je primarni alat koji financijski analitičari koriste za upravljanje troškovima i odstupanjima od proračuna. Uspoređujući proračun sa stvarnim brojevima, analitičari su u mogućnosti identificirati sva odstupanja između planiranih i stvarnih troškova. Što je veća varijacija, potrebna je veća pomoć u smislu upravljanja. Najbolji način za upravljanje varijansama je da imate mjesečna izvješća i redovite sastanke kako biste razgovarali o tim odstupanjima s rukovoditeljima i voditeljima odjela. To vam također omogućuje da određene upravitelje držite odgovornima za minimiziranje varijance proračuna.
Zatražite kopiju najnovijeg proračuna. Nije neuobičajeno da se proračuni neprestano revidiraju pa provjerite imate li najnovije izvješće o proračunu.
Nabavite najnovije izvješće o troškovima. Ovo izvješće će imati stvarne brojeve koje organizacija otpisuje. Ispisivanje imovine znači oduzimanje od prihoda za dobivanje neto prihoda.
Usporedite stvarne brojeve prijavljene u izvješću o proračunu. Istražite razlog varijance i identificirajte odjel ili skupinu koja je primarno odgovorna za varijance. Navedite izvješće o proračunu za upravljanje na višoj razini.
Zatražite preporuke za zatvaranje varijance i pratite voditelja odjela kako biste bili sigurni da su preporuke provedene. Smanjenje troškova, izbjegavanje novih troškova i preraspodjela sredstava ili radne snage neke su metode za zatvaranje varijance.
Nastavite uspoređivati proračun sa stvarnim brojevima dok varijacija proračuna nije minimalna.
