Povremeno se dogodi da je lakše razumjeti kako je moguće vizualizirati kako se nešto radi. Dijagrami toka procesa identificiraju svaki korak u procesu u pisanom obliku koji je sličan karti. Karte procesa mogu biti posebno korisne kada organizacije žele pojednostaviti tijek rada. Dijagram toka omogućuje donositeljima odluka da identificiraju svaki korak u procesu i da vide interakciju koraka. Dijagram toka procesa je nešto što se može postići u bilo kojoj organizaciji.
Stavke koje su vam potrebne
-
Prostor za sastanke
-
Papir
-
olovke
-
Bijela ploča s oznakama
-
"Bilješke o objavljivanju"
-
Softver za obradu teksta
-
Softver za dijagram toka
Skupite članove tima u mirnom prostoru za sastanke. Prostor bi trebao biti dovoljno velik da se članovi tima kreću, adekvatno skriveni, tako da rasprava ne utječe na ostatak ureda i da ima bijelu ploču za prikaz tijeka procesa kao što je opisano. Svaki član tima također treba imati papir / olovku i "napisati" tipove.
Informirajte tim o procesu koji će biti prikazan u tijeku. Neka tim razmotri sve korake u tom procesu. Napišite korake na bijeloj ploči. Ne brinite se o koracima koji su prvi ili zadnji - samo napišite svaki korak u procesu. Kada se navode svi koraci u procesu, dođite do konsenzusa s timom da je svaki korak napisan. Svaki korak napišite na pojedinačnu napomenu "pošalji". Izbrišite bijelu ploču.
Odlučite koji korak započinje proces. Stavite taj korak na ploču na krajnjoj lijevoj strani. Odlučite koji korak završava proces. Stavite taj korak na desnu stranu ploče. Odredite drugi korak u procesu i postavite ga samo desno od prvog koraka. Nastavite ovaj proces sa svakim korakom sve dok se svi koraci u procesu ne stave u njihov redoslijed od prvog koraka lijevo do zadnjeg koraka desno. Ovaj proces će obično zahtijevati da neki od članova tima daju-i-uzme da bi se postigao konsenzus.
Svakom koraku procesa dodijelite odgovarajuće simbole. Na početku i na kraju procesa koristi se ovalni simbol. Na prvi i posljednji korak postupka napišite ovalnu oznaku "post-it type". Svaka sljedeća poduzeta akcija identificira se s kvadratom. Svaka odluka se identificira s dijamantom. Dođite do konsenzusa sa svakim članom tima o tome na koji se tip simbola odnosi. Po dovršetku nacrtajte crte od svake bilješke do sljedeće bilješke u procesu.
Analizirajte dijagram toka. Većina procesa može biti učinkovitija nakon što se proces može vidjeti na grafikonu. Provjerite postoje li dvostruki koraci ili nepotrebna zaustavljanja u tijeku rada, kao što su odobrenja upravitelja ili nepotrebna prepisivanja.
Koristite softver za obradu teksta ili softver za izradu dijagrama tijeka da biste napravili trajnu kopiju procesa tijeka rada. Spremite dijagram toka procesa kao polazište za buduća poboljšanja tijeka procesa.
