Većina pojedinaca u poslovanju rutinski dostaviti dokumente kao privitak e-pošte. Međutim, najbolje je izraditi lijepu mapu za poštansku poštu. Vaš cilj u pisanju bilo kojeg dokumenta u poslovne svrhe je uključiti informacije koje su potrebne drugoj strani na profesionalnom jeziku. To ne znači da bi jezik trebao biti visok ili nejasan. Ako oni koji će pročitati dokument možda neće u potpunosti razumjeti, razmislite o izradi zasebne stranice informacija s oznakama kako biste objasnili glavni dokument.
Prikupite sve informacije koje su vam potrebne za dokument. Dajte jasne informacije u dokumentu veličinom fonta koje drugi mogu lako čitati. Eksperimentirajte s veličinama fonta i stilovima ispisa kako biste stvorili dobar vizualni dojam. Zamolite nekoga u koga imate povjerenja da pregledate dokument prije nego što ga pošaljete.
Stavite ime, naslov i odjel pojedinca koji će primiti dokument. Uključite ime autora dokumenta, adresu e-pošte i telefonske brojeve telefona. Upišite ovu vrstu informacija u gornjem desnom kutu naslovne stranice ili centrirajte te informacije pri dnu.
Napišite izvršni sažetak u kojem su opisane informacije koje dokument sadrži. Na primjer, navedite da je dokument ponuda za posao ugovaranja. Ograničite sažetak na pola stranice ili manje. Napišite ovaj odjeljak kao da čitatelj nema pojma o bilo kakvim informacijama koje se nalaze u dokumentu. Sažetak treba pružiti informacije koje osoba koja prima dokument možda mora podijeliti s drugima.
Ponudite informacije o projektu o kojem želite razgovarati, počevši s najvažnijim informacijama. Uključite čitateljevo zanimanje i pokušajte ga zadržati kroz svaki odlomak. Poslovni dokumenti postaju dosadni s previše riječi. Napravite podnaslove kako biste prikazali informacije na zanimljiviji način.
Obojite sliku svojim riječima. Pomozite čitatelju da zamisli točke koje pokušavate napraviti pomoću jezika koji opisuje što se treba dogoditi.
Upozorenje
Napišite bilo koji poslovni dokument na razini obrazovanja čitatelja. Ako namjeravate unajmiti tvrtku za iskopavanje kako bi izvadili prljavštinu s gradilišta, upotrijebite jezik koji će tvrtka koristiti u svom svakodnevnom radu, a ne znanstveni opis.
