Dokumenti poslovnih zahtjeva objašnjavaju što poduzeće mora učiniti kako bi riješilo postojeće probleme i / ili steklo nove mogućnosti. Međutim, ti dokumenti ne opisuju kako implementirati rješenje - to je kasniji korak. Poslovni analitičari pripremaju dokumente o zahtjevima nakon opsežnog istraživanja o tvrtki i njezinoj industriji. Istraživanje treba uključivati široku komunikaciju s dionicima relevantnim za opseg dokumenta.
Poslovni ciljevi
Iako je opisivanje poslovnih ciljeva tvrtke "zaraditi novac", ciljevi su često složeniji i kvalificiraniji. Dobro mjesto za početak dokumentiranja poslovnih ciljeva je ispitivanje korporativne misije, koja bi trebala objasniti temeljne vrijednosti tvrtke, tržišta na kojima se želi natjecati, filozofije upravljanja i onoga što želi postići izvan zarađivanja novca. Na primjer, izjava o misiji može ukazivati na to da tvrtka želi stvoriti inovativna rješenja koja imaju značajnu društvenu vrijednost.
Identificiranje opsega
Nužno je identificirati opseg dokumenta zahtjeva kako bi se riješio određeni problemski prostor. Sponzorstvo dokumenata je često organizacijsko, što ograničava opseg projekta. Primjerice, odjel za otpremu može naručiti dokument o poslovnim zahtjevima zbog sve većeg broja pritužbi kupaca o kasnim pošiljkama.
Činjenice u sukobu s ciljevima
Sljedeći zadatak analitičara je dokumentiranje činjenica koje su u suprotnosti s poslovnim ciljevima. Na primjer, pretpostavimo da je poslovni cilj biti lider u određenom tržišnom segmentu industrije. Ako tvrtka izgubi tržišni udio konkurentima u tom segmentu, analitičar će dokumentirati činjenice, opisati veličinu gubitka na tržištu, ponuditi moguće razloge za pojavu i identificirati jedan ili više poslovnih ciljeva koji nisu ispunjeni. Kako bi upotpunili ovaj odjeljak, analitičar mora sastaviti sveobuhvatan skup sukoba ciljeva / činjenica, logički organiziranih u različite kategorije unutar područja problema.
Trenutni postupci
Sljedeći dio dokumenta o zahtjevima trebao bi detaljno opisati neke aspekte trenutnih operacija i politika. Lako je pretjerati, pa se iskusni analitičar usredotočuje na aktivnosti koje pridonose opsegu problema. Na primjer, analitičar može opisati kako tvrtka obrađuje podatke i robu od trenutka prijema narudžbe do datuma otpreme. Opis bi trebao ukazati na sve neučinkovitosti koje doprinose kašnjenjima. Analitičari koriste različite grafičke alate kako bi pokazali kako se podaci, materijali i troškovi protežu kroz organizaciju. Analitičar također treba priznati sva ograničenja koja utječu na sadašnje i buduće operacije.
Organizirajte za radnju
Završni odjeljak dokumenta o poslovnim zahtjevima prikazuje skup ciljeva koji opisuju što treba ispuniti kako bi se uklonili sukobi između ciljeva i stvarnosti. U ovoj fazi, analitičar se mora oduprijeti iskušenju da detaljno savjetuje kako riješiti probleme. Na primjer, analitičar može navesti "skratiti vrijeme odobravanja narudžbi za 20 posto" kao poslovni zahtjev, ali ne i "instalirati novi sustav naručivanja". Analitičar treba sastaviti popis i dijagrame odjela i postupaka na koje će utjecati poslovni zahtjevi. Dokument također treba sadržavati raspored i proračun za određivanje detaljnih rješenja. Kasnije će projektna dokumentacija ponuditi način da se zadovolje zahtjevi. Prije nego se to dogodi, sponzor projekta i drugi dionici moraju odobriti ili izmijeniti poslovne zahtjeve.
