Uzimanje točnih bilješki tijekom konferencijskog poziva može osigurati da imate jasnu evidenciju o tome što se raspravljalo. Bolje je voditi bilješke što je više moguće dok slušate, nego pokušati odlučiti što je važno tijekom slušanja. Uvijek se možete vratiti i kasnije povući važne naglaske, ali naizgled beznačajni detalj koji je rano predstavljen može imati veću važnost kasnije u razgovoru.
Snimite poziv
Mnoge usluge konferencijskih poziva omogućuju snimanje poziva. Ako snimate, morate upozoriti sve sudionike da se poziv bilježi na početku poziva. Snimanje poziva omogućuje vam da se vratite natrag i pregledate poziv onoliko puta koliko je potrebno, osiguravajući da ne propustite važne detalje. Načini na koje možete snimiti poziv razlikuju se ovisno o davatelju usluga. Zatražite upute za snimanje konferencijskih poziva od svog davatelja usluga.
Nazovite sudionike
Zabilježite tko je u konferencijskom pozivu kad započne poziv. Obratite pozornost na to tko kaže za vrijeme poziva i pripisujete važne izjave osobi koja ih je izradila u svojim bilješkama. Pratite sve zadatke ili projekte za koje pojedinci preuzimaju odgovornost tijekom poziva i zabilježite tko ima koji zadatak. Ako se raspravlja, također vodite bilješke o tome što podrazumijeva svaki zadatak.
Teme razgovora
Pratite svaku različitu temu razgovora, kao i podteme unutar svakog od njih. Ako postoji dnevni red poziva, zabilježite koje su teme pokrivene i što se raspravljalo. Dnevni red može poslužiti kao grubi nacrt za vaše bilješke. Zabilježite sva ažuriranja, vijesti, rješenja i ideje predstavljene tijekom poziva. Prirodni razgovor može malo skakati okolo, ali pokušaj oblikovanja bilješki po temama bit će od pomoći onima koji ih pregledavaju.
Formatiranje konačnih bilješki
Vaše izvorne bilješke vjerojatno izgledaju zbrkan nakon završetka poziva. Bilješke organizirajte u odjeljke koji se odnose na različite teme obuhvaćene pozivom. Prepoznajte tko je govorio prilikom preoblikovanja bilješki. Također možete uključiti kratak sažetak koji naglašava što je postignuto ili odlučeno tijekom poziva ili glavne točke rasprave. Uključite ovaj sažetak na početku dokumenta. Možete stvoriti i drugi odjeljak s popisom zadataka koji su dodijeljeni tijekom poziva i tko je za njih odgovoran. To višim dužnosnicima omogućuje brzu referencu za ono što se dogodilo tijekom poziva, a da ne moraju čitati detaljne bilješke.
