Kada tvrtke utvrde potrebu za nabavom materijala ili ugovaranjem popravaka, zastupnik ili vlasnik nabave će zatražiti ponudu - ili procjenu troškova isporuke i / ili određeni opseg posla. Uobičajeno je da vlasnik ili agent zatraži ponudu od nekoliko konkurentskih tvrtki kako bi pronašao najboljeg dobavljača. Kada se odabere pobjednik, profesionalno je ljubazno obavijestiti neuspješne ponuđače o vašim namjerama. Imajte na umu da možda želite da dobavljači ponude na vašim budućim projektima.
pozadina
Prvi proces dobivanja ponude, koji je profesionalno poznat kao zahtjev za ponudu (RFQ), jest skiciranje opsega posla. Kao što agent za nabavu pregleda i odbija podnesene ponude, morat ćete biti svjesni točno koji posao treba obaviti i koji je očekivani ishod, tako da se informacije mogu prenijeti tvrtki koja šalje podatke.
Vlasnik ili kupac također želi imati na umu ideju o tome koliko bi projekt koštao. Ako istražujete i procjenjujete da bi popravak krova na županijskom zatvoru trebao koštati manje od 350.000 dolara, a sve ponude vraćaju se na više od 500.000 USD - trebali biste pregledati detalje. Mogli biste imati nerealni proračun, ili bi tvrtke koje daju ponude mogle biti precijenjene.
Pismo odbijanja
Ako su ponude previsoke, isključite ih. Podsjećajući se da ćete u budućnosti možda željeti poslovati s tim tvrtkama, ne želite ih ostaviti da se pitaju. Profesionalno je i ljubazno poslati standardno pismo za odbijanje obrasca.
Zahtjev za ponovnu ponudu
Mogu postojati slučajevi kada se podnosi prijedlog koji je izvan oznake. Možda je prodajni predstavnik ili izvođač radova pogrešno shvatio opseg posla, ili ste možda odlučili ukloniti dio posla. Pošaljite odgovarajuće pismo u kojem se traži ponovna ponuda. Ponuditelju ponudite prijedloge, pojašnjenja ili izmjene u svom dokumentu.
Odbacivanje svih
Povremeno je moguće da će sve ponude biti previsoke. Kada se to dogodi, trebate poslati pismo svim ponuđačima koji će ih obavijestiti da su svi navodnici odbijeni i obavijestiti ih o datumu kada će novi podnesci biti prihvaćeni.
Eliminacija zbog specifikacije
Neke tvrtke, posebno neprofitne organizacije, moraju se pridržavati vrlo detaljnog procesa prijedloga. Sveučilište u Tennesseeju, na primjer, zahtijeva od ponuditelja da dostavi svoj prijedlog u omotnici koja je identificirana s ponuditeljevim imenom, adresom, zahtjevom za brojem ponude i informacijama o licenciranju izvođača. Kada primite citate kojima nedostaju relevantne informacije kao što je navedeno, jednostavno vratite podnesak s kratkim pismom u kojem se objašnjava da se postupak podnošenja nije ispravno slijedio.
