Može se zbuniti znajući koje dokumente trebate imati pri ruci kada upravljate malim poduzećem. Jedan od tih dokumenata, obrazac W-9 za internu poreznu prijavu - zahtjev za identifikacijski broj poreznog obveznika i certifikat - navodi važne detalje koji su potrebni vama i Poreznoj upravi za tvrtke, neovisne ugovaratelje i one koje vršite bilo koju vrstu plaćanja, uključujući zaposlenika i dobavljača tijekom porezne godine.
W-9 Svrha
IRS preporučuje da zatražite od svih dobavljača da podnesu W-9 kada planirate izvršiti plaćanja za njih 600 dolara ili više, ako su to pojedinci ili nezavisni izvođači, imanje ili dio domaćeg povjerenja, partnerske tvrtke, korporacije, ograničeno odgovornost tvrtke, udruge ili organizacije stvorene u skladu sa zakonima SAD-a. Svrha W-9 je da vam da pravni naziv i adresu prodavatelja i točan identifikacijski broj poreznog obveznika za svrhe poreznog izvješćivanja na kraju godine na obrascu 1099. Porezni podaci na dokumentu mogu biti u obliku osobne iskaznice poslodavca, rezidentnog identifikacijskog broja poreznog obveznika ili čak broja socijalnog osiguranja. Dokument mora biti datiran i potpisan od strane osobe na popisu ili predstavnik pravne osobe ako je tvrtka.
IRS Obavijest
Nakon što pošaljete dokumente Form-1099 koje upućuju na plaćanje dobavljačima i drugima tijekom godine, na temelju prikupljenih informacija W-9, IRS će vam poslati obavijest ako se podaci na 1099 ne slažu s njegove zapise. Morat ćete zatražiti drugi W-9 od onih dobavljača čije su informacije netočne. Porezna uprava zahtijeva da W-9 držite u datoteci za svakoga kome ste platili više od 600 dolara u poreznoj godini kao dio standardne prakse vođenja evidencije, obično do sedam godina. Praksa je da redovito tražite ažurirane W-9-e od dobavljača kako biste osigurali točnost ili barem svaki put kada vlada ažurira ili promijeni obrazac.
