Imati dobro osposobljenog upravitelja za pomoć u upravljanju i nadzoru svih odjela bitan je dio uspješnog poslovanja. Primjerice, potreban je upravitelj za upravljanje odjelom nabave. Ako vam se dogodilo da se taj menadžer, onda morate razumjeti točno ono što odjel za kupnju radi za posao. Jednostavno rečeno, odjel za nabavu je odgovoran za kupovinu poduzeća, uključujući opremu, potrošni materijal i sve ostalo što je potrebno da bi se poslovanje odvijalo glatko. Upravitelj mora nadgledati svaki aspekt ove ključne funkcije posla za posao.
Držite detaljne zapise. Za porezne svrhe, tvrtke moraju držati vrlo pažljivo praćenje svih troškova i predmeta kupljenih. Blisko surađujte s računovodstvenom službom tvrtke kako biste sačuvali kopije i elektroničke zapise svih vaših kupnji. Obučite sve zaposlenike u vašem odjelu o specifičnom načinu vođenja evidencije i arhiviranja.
Planirajte unaprijed. Kada se radi o kupnji, to prije može biti bolje. Dodijelite određenom zaposleniku ili skupini zaposlenika da regulira sve što vaš odjel kupuje i odredite najbolje vrijeme za promjenu redoslijeda. Na primjer, vi i vaš tim možete odlučiti da je dobro vrijeme za promjenu redoslijeda tinte za ured kada je samo jedan dodatni spremnik za tintu po pisaču ostavljen u prostoriji za napajanje.
Obradite razumne narudžbe što je prije moguće. Dio zaposlenika vašeg odjela trebao bi biti odgovoran za obradu narudžbi poslanih iz drugih odjela. Na primjer, marketinškom odjelu možda će trebati novo računalo. Do trenutka kada primite narudžbenicu, kupnja će već biti odobrena. Stoga se vaš tim može usredotočiti na kupnju stavke i praćenje troškova.
Koristite dobru prosudbu kada upravljate odjelom nabave. Jedna od vaših ključnih funkcija je obrada narudžbi. Međutim, obratite pozornost i na naručivanje. U nekim tvrtkama razni drugi odjeli u zgradi mogu zahtijevati prekomjerne ili nepotrebne kupnje za koje se očekuje da će ih napraviti. Ako primijetite ove vrste kupnji, trebate obavijestiti svog nadređenog, glavnog financijskog službenika, vlasnika tvrtke ili upravnog odbora, ovisno o hijerarhiji u vašoj tvrtki.
