Bilo da je riječ o sastanku zaposlenika ili onog koji uključuje menadžere, zaposlenike, izvršne direktore i investitore, netko mora biti tu da snimi sastanak i podijeli informacije s drugima koji nisu bili tamo. Budući da sjećanja mogu biti kratka, zapisnici sastanaka služe i kao podsjetnik prisutnima o raspravljenim pitanjima, o donesenim odlukama i akcijama koje ljudi trebaju poduzeti. Budući da zapisnik služi kao vodič za buduće poslovanje, važno je organizirati se i uključiti prave informacije. To počinje pouzdanim alatima.
Odaberite svoje alate
Kada je riječ o odabiru alata, odaberite one koji najbolje rade za vas i omogućit će vam da ostanete na vrhu onoga što se događa na sastanku i donosite koherentne bilješke. Za neke je to laptop ili tablet računalo; za druge to je bilježnica i olovka. Posjedovanje uređaja za snimanje kao što je snimač glasa ili pametni telefon s aplikacijom za snimanje također vam može pomoći da kasnije pregledate sastanak. Ako upotrebljavate pametni telefon, tablet ili računalo, isključite sve zvukove, igre ili aplikacije društvenih medija kako se ne biste poremetili tijekom sastanka. Ti alati mogu vam pomoći da brže snimate bilješke - ali uvijek morate imati pri ruci bilježnicu i nekoliko olovaka ili olovaka.
Upotrijebite predložak
Izrada predloška može vam pomoći uštedjeti vrijeme, jer tijekom sastanka nećete morati trošiti dragocjene trenutke ispisujući teme o kojima se raspravljalo. Računalni programi, uključujući Microsoft Office, nude predloške za poslovne sastanke koje možete koristiti - ili možete izraditi vlastiti prazan dokument koristeći dnevni red koji ćete dobiti prije sastanka. Ti predlošci obično imaju odjeljke koji uključuju "Sudionici", "Stavke akcije", "Nova poduzeća" i tako dalje, ali provjerite sa svojim poslodavcem da li su potrebne neke druge stavke, kao što su nazočni nazivi dioničara, imena gostiju i mjesto sastanka. Na vrhu svakog odjeljka stvorite mali okvir s riječju "Vrijeme" u njemu, tako da možete zapisati vrijeme početka odjeljka. Na računalu spremite predložak u Wordu ili drugom formatu za uređivanje, ostavljajući nekoliko praznih mjesta u svakom odjeljku. Ako stvarate predložak za ispis, a zatim ručno ispunite, ostavite dovoljno prostora u svakom odjeljku. Kada pišete bilješke u žurbi, često ćete pisati veće i zauzimati više prostora nego što biste imali ako biste imali više vremena.
Što uključiti i što napustiti
Svrha vođenja zapisnika na sastanku nije zabilježiti svaku stvar koju ljudi raspravljaju, nego umjesto toga zabilježiti ono što se dogodilo, predlaže "Robertova pravila reda", kratku knjigu koja opisuje kako se baviti parlamentarnim sastancima. Ovu knjigu često koriste neprofitne organizacije i tvrtke kao vodič za održavanje sastanaka. U smislu bilješki o sastancima, nemojte gubiti vrijeme na zapisivanje svakog argumenta koji je netko napravio za ili protiv određenog poslovnog djelovanja, na primjer. Kada netko, na primjer, podnese prijedlog, napiši točan tekst prijedloga, tko ga je izradio i konačne rezultate glasovanja. Međutim, ne morate napisati sve komentare za ili protiv prijedloga. Kada netko napravi izvješće, napiši tko je sastavio izvješće, naziv izvješća, kratak sažetak izvješća i poduzete radnje. A budući da uzimate "minute", također napišite vrijeme kada je odluka donesena, kao i vrijeme kada su ljudi počeli raspravljati o predmetu.
Razvijanje skraćenice
Iako ne zapisujete sve što se dogodilo, ponekad bi akcija na sastanku mogla ići brže nego što možete pratiti. Kada se to dogodi, upotrijebite vlastitu kraticu. Na primjer, možete koristiti kratice uobičajenih poslovnih riječi, kao što su "mgmt" za upravljanje ili "prod" za proizvod ili produktivnost. Koristite inicijale za osobe uključene u sastanak, kao što je "JS" za John Smith. Simboli kao što je upitnik također mogu biti skraćenica za "pitanje". Na primjer, možete napisati "JS?" da biste naznačili da je John Smith postavio pitanje. Razvijte vlastitu skraćenicu, a zatim je prevedite na pojmove koje svi mogu razumjeti prije objavljivanja bilješki sastanka.
