Važan cilj svakog sustava unutarnje kontrole je očuvanje imovine. Budući da procesi obračuna plaća utječu na ljudske i financijske resurse, problemi ili slabosti unutarnje kontrole plaća mogu biti skupi. Prepoznavanje rizika koji su svojstveni procesu obračuna plaća, razumijevanje njihovih potencijalnih učinaka i poznavanje načina na koji ih se može riješiti može rezultirati značajnom prevencijom gubitaka tijekom vremena.
rizici
Rizici u procesu obračuna plaća uključuju probleme financijskog izvještavanja, kao što su nedovoljno iskazivanje plaća i obveza vezanih uz primanja zaposlenih ili pogrešna klasifikacija troškova rada između troškova prodane robe (COGS) i troškova prodaje, općih i administrativnih troškova (SG&A). Operativna učinkovitost može biti kompromitirana plaćanjem fantomskih ili otkazanih zaposlenika (obično rezultat dogovora) i korištenjem netočnih plaća i plaća. Usklađenost propisa ugrožena je kršenjem saveznih i državnih zakona o plaćama i radnim satima ili kršenjem propisa o poreznim obvezama (IRS) koji se odnose na zaposlenike u odnosu na neovisne ugovaratelje.
Udarac
Potencijalni financijski, reputacijski i pravni učinak problema s plaćama uvelike varira ovisno o njihovom vremenu, veličini i prirodi. Razumijevanje utjecaja koji bi neki događaj mogao imati je važno u znanju kako ga ispravno riješiti. Tvrtke moraju uzeti u obzir sljedeće: Pogreške u financijskom izvješćivanju mogu povećati naknade za vanjsku reviziju. Neispravni financijski podaci mogu rezultirati lošim upravljačkim odlukama i mogu negativno utjecati na investitore i druge zainteresirane strane, kao što su vjerovnici. Plaćanja fantomskim zaposlenicima i netočne plaće mogu negativno utjecati na likvidnost i povećati porezna opterećenja. Kršenje zakona o plaćama i satu ili propisi IRS-a mogu rezultirati značajnim novčanim kaznama, sudskim pristojbama, višim stopama fluktuacije zaposlenika i gubitkom ugleda.
Smanjenje
Možete smanjiti vjerojatnost ili utjecaj problema s plaćama ako primijenite snažne kontrole plaća. Međutim, korist od primjene kontrola plaća ne bi trebala prevagnuti nad troškovima. Redovito i pravodobno usklađivanje obračuna plaća i podataka s glavnom knjigom i podacima procesora trećih strana, prijenosom datoteka i drugim zapisima može spriječiti ili otkriti financijske pogrešne tvrdnje. Pregled klasifikacija rada radnika između izravnih i neizravnih troškova može pomoći u identificiranju problema klasifikacije. Razdvajanje dužnosti između upisa podataka o plaćama, obrade i odobravanja plaćanja i oslobađanja osoblja je idealno, ali može biti teško u malim tvrtkama s ograničenim resursima. Viši nivo upravljanja, odobravanje i komunikacija o stopama plaća, promjenama stopa, promicanju osoblja, promjenama na poslu i prestanku radnog odnosa može biti prikladno ako odvajanje dužnosti nije isplativo. Odgovarajući programi upravljanja i obuke supervizora za pravna pitanja i pitanja ljudskih prava mogu pomoći u povećanju usklađenosti s propisima.
nadgledanje
Svaki sustav unutarnje kontrole može postati neučinkovit s vremenom, budući da se osoblje i poslovni procesi mijenjaju kroz rast ili kroz neprimjereno upravljanje postupcima kontrole. Provoditi povremene procjene potencijalnih rizika i pregledati dizajn i učinkovitost kontrola plaća kako bi se osiguralo da su one relevantne i isplative.
