Tako se mnoge tvrtke oslanjaju na recepcionara da im odredi ton, ali ipak najmanje vremena provode popunjavajući taj posao, fokusirajući se umjesto toga na "profesionalno" osoblje.
Određena vrsta osoba je značilo da u susret i pozdraviti klijente i odgovor telefonima. Zaposlenik koji nikada nije imao loše reći o nekome, prijateljski je i optimističan i voli ugoditi ljudima najbolje odgovara za ovu poziciju.
Dobar recepcionar će odgovoriti na telefon s jedinstvenim žarom, naglašavajući određenu riječ. Na telefon treba odgovoriti s osmijehom na licu i iskrenim zanimanjem za ono što osoba s druge strane ima za reći. Često se uredi oslanjaju na sustave glasovne pošte. To je siguran način da izgubite sretan, prijateljski, živ glas na drugom kraju linije.
Trebate recepcionar koji će haljini impresionirati svoje klijente i uzeti ponos u njegov ili njezin ured području.
Važno je da dobar recepcionar bude tampon za zaposlenike. Ako je netko u osoblju jako zauzet, recepcionar bi to trebao znati. Službenica koja je informirana može pomoći zaposlenicima da izbjegnu nepotrebne zadnje minute, bez poricanja legitimnih obveza.
Prikladno je da recepcionar pozove na razgovor s klijentima, sve dok to nije sporno. Ne želite da vaš klijent pretpostavlja recepcionarsku filozofiju koja odražava tvrtku u cjelini. Opća pitanja i teme za male razgovore su u redu.
Recepcionar bi trebao biti produžetak vašeg marketinškog tima. Praćenje važnih datuma, davanje informacija koje želite da vaš klijent zna, ali davanje na način koji čini vaš klijent osjeća posebnim je dar, i dobar recepcionar će ga imati.
Recepcionar bi trebao osigurati tvrtka brošure su na kava stol i držati lonac za kavu puna i svježe, bombon zdjelu učitava, a klijenti kreće kroz recepcija glatko.
Ako niste uspostavili zajednički kalendar tako da recepcionar ima pristup za pregled zakazanih sastanaka, bilo bi dobro da to učinite. To možete učiniti jednostavno ako ste umreženi; jednostavno dopustite recepcioneru na vašoj mreži. Ako vaš sustav e-pošte to ne dopušta, možete postaviti kalendar na internetu i zamoliti sve da postavljaju sastanke koje recepcionar mora znati na web-lokaciji.
